Работа SEO-специалиста сегодня объединяет в себе множество различных навыков других диджитал-профессий: маркетологов, аналитиков, UX-специалистов и разработчиков. Большой объем задач и применяемой в работе информации порой затрудняет рабочий процесс и влияет на эффективность специалиста. Он пытается все успеть, но безуспешно: KPI не достигаются, трафик падает, а количество задач никак не уменьшается... Решить проблему поможет систематизация. В этой статье мы расскажем, как организовать рабочий процесс SEO-специалиста таким образом, чтобы времени хватало на все и ни одна задача не была упущена.
Сейчас в «Директ Лайн» работают 6 SEO-специалистов. У каждого — свои приемы, методики и инструменты, помогающие оставаться оперативными и продуктивными. Но кроме них, есть несколько простых общих правил, которые важно соблюдать всем. Эти правила не регламентированы, однако мы считаем их основой эффективной работы SEO-специалиста.
Итак, хороший SEO-специалист, который стремится улучшать результаты своей работы, должен:
- Автоматизировать контроль над показателями проектов.
- Обеспечить доступ в пару кликов ко всем необходимым инструментам и документам.
- Планировать задачи с широким горизонтом и фиксировать ожидаемые результаты на коротких дистанциях.
- Использовать приемы тайм-менеджмента, техники планирования и специальные сервисы.
Далее мы расскажем о тех инструментах и методиках, которые помогают нам соблюдать эти правила.
Автоматизация контроля над показателями
SEO-специалист должен постоянно держать руку на пульсе проекта: следить за ежедневной доступностью сайта, смотреть, не вылетел ли сайт или его страницы из индекса, не просели ли позиции после обновления очередного алгоритма поисковой системы и т.д., и на основе анализа своевременно предпринимать необходимые меры.
Когда проектов много, весь этот процесс, повторяющийся изо дня в день, может занимать огромное количество времени. Так перед SEO-специалистом встает вопрос автоматизации рутинных задач. К ним мы относим мониторинги:
- доступности сайтов;
- индексации;
- срока истечения SSL-сертификата и домена, а также наличия на сайте вирусов;
- трафика;
- позиций.
Каждую из этих задач можно упростить и ускорить.
Мониторинг доступности сайтов
Есть несколько удобных инструментов, которые позволяют отслеживать доступность сайта в автоматическом режиме:
Мы выбираем UptimeRobot за его доступность (сервис бесплатный), стабильную работу, возможность добавления неограниченного количества проектов и удобный функционал.
Сервис UptimeRobot проверяет сайт каждые 5 минут
Сервис проверяет сайт каждые 5 минут. Если возникают проблемы, на email приходят оповещения:
Если возникают проблемы, на email приходят оповещения
Мониторинг индексации
Чтобы следить за индексацией сайта, можно настроить уведомления в панелях вебмастеров в Google Search Console и Яндекс.Вебмастере.
Уведомления в панели Яндекс.Вебмастер
Так, если на каком-то из проектов возникнут проблемы с индексацией, вы своевременно получите на почту оповещение с возможными причинами ошибок:
Оповещение на почту с возможными причинами ошибок
Мониторинги срока истечения сертификатов и домена
Для решения этой задачи используются:
Мы предпочитаем пользоваться последним, потому что здесь интуитивно понятный интерфейс. Также радуют доступная цена и отсутствие сбоев в работе.
Интуитивно понятный интерфейс Host Tracker
Мониторинг трафика
В аккаунте нашего агентства в Яндекс.Метрике довольно много разных проектов. Чтобы каждый SEO-специалист видел статистику только по своим сайтам, мы настраиваем вывод информации о них, группируя проекты с помощью меток:
Группировка проектов в Яндекс.Метрике с помощью меток
Помимо отслеживания общих показателей по проекту, важно иметь возможность оперативно посмотреть динамику трафика в разрезе ключевых сегментов. Для этого мы настраиваем индивидуальные дашборды такого типа:
Индивидуальные дашборды в Яндекс.Метрике
Чтобы увидеть данные сразу с нескольких сайтов на одном экране, тоже создаем специальные дашборды. Инструкцию мы публиковали в нашем блоге.
Мониторинг позиций
Для отслеживания динамики позиций сайта существует множество сервисов, например:
Мы используем внутренний сервис, который называется Crab.
С его помощью мы быстро получаем сводную информацию по позициям, которую затем можем рассмотреть детально:
Сводная информация по позициям в Crab
Детальная информация по позициям в Crab
Кроме этого, здесь предусмотрен удобный инструментарий для отслеживания изменений в общей видимости проекта:
Отслеживание изменений в общей видимости проекта в Crab
Зеленым цветом подсвечен наш сайт, красным — сайты прямых конкурентов, желтым — коммерческие сайты и т.д.
Функционал сервиса настолько широк, что для того, чтобы рассказать о всех его полезных возможностях, нам пора писать отдельную статью.
Функционал сервиса Crab очень широк
Что касается сторонних сайтов, мы рекомендуем AllPositions. Этот сервис не перегружен дополнительными элементами. Его функционала достаточно для того, чтобы мы могли отслеживать позиции наших сайтов и сайтов конкурентов, добавлять запросы и выгружать различные отчеты.
Что касается сторонних сайтов, мы рекомендуем AllPositions
Подобная автоматизация позволяет SEO-специалисту начинать рабочий день с экспресс-анализа данных. А это, поверьте, не дольше, чем утренний перерыв на кофе.
Быстрый доступ ко всем документам
Чтобы не тратить время на поиск нужной ссылки, мы добавляем все важное в стартовые страницы браузера:
Помимо перечисленных страниц, необходимых для ежедневного анализа данных по проектам, здесь есть вкладка с текущими задачами на сервисе Redmine и страница на Todoist для планирования рабочего дня и распределения задач с расстановкой по приоритетам (подробнее об этом расскажем ниже).
Чтобы быстро получать доступ к страницам, которые постоянно нужны для работы с проектами, можно собрать все нужные вкладки в отдельных папках.
Нужные вкладки в отдельных папках
Здесь обязательно должны быть ссылки на:
- сайт проекта,
- панели вебмастеров и другие сервисы аналитики,
- ссылочный профиль проекта,
- страницу со всеми активными задачами по проекту,
- страницы мониторинга позиций.
А еще можно добавить ссылки на полезные и соответствующие тематике статьи, сайты конкурентов и т.д.
Планирование задач и фиксирование ожидаемых результатов
Когда к нам на продвижение приходит новый клиент, SEO-специалист сначала выстраивает первоначальную стратегию продвижения, а затем составляет детальный план работ на 1-3 ближайших месяца с учетом приоритетов, бюджета и других факторов. Это необходимо, чтобы своевременно планировать, фиксировать промедления в реализации задач и их причины, а также иметь возможность быстро предпринимать меры, если что-то пошло не так.
Что касается инструментов, для отслеживания общей картины подходит обычная таблица:
Для отслеживания общей картины подходит обычная таблица
В этой таблице по каждому из проектов есть такие блоки:
- контентные задачи,
- задачи по линкбилдингу,
- согласования со стороны клиента,
- технические работы и т.д.
Статус и дата постановки помогают отследить, что та или иная задача «зависла». Также здесь обозначены приоритеты клиента, есть ссылки на конкретные задачи и данные по затратам на каждую из них, что позволяет точно и эффективно расходовать бюджет проекта.
Помимо плана работ, мы всегда обязательно составляем прогноз. Он подсказывает, к какому результату и с какой скоростью нужно прийти специалисту, а также помогает вовремя остановиться и скорректировать план, если промежуточный результат хуже ожидаемого.
В ежемесячном прогнозе мы, как правило, отображаем данные по трафику или заявкам. Иногда прогноз строится по позициям и видимости сайта в ПС.
Так, например, если мы прогнозируем трафик, то составляем такую таблицу:
Оптимальная таблица для прогнозирования трафика
Тайм-менеджмент и техники планирования
Для планирования ежедневных задач, как уже говорилось выше, можно использовать сервис Todoist:
В нем удобно создавать и группировать как регулярные задачи по проектам, так и дополнительные личные задачи. Есть возможность приоритизации, добавления особого статуса просроченным задачам и т.д.
Каждый из нас время от времени сталкивается с задачами, для решения которых требуется особая концентрация. Обойтись без прокрастинации помогает приложение Forest:
Обойтись без прокрастинации помогает приложение Forest
Работает оно по принципу всем известного Pomodoro — здесь также нужно ставить таймер на 25 минут. Если в течение этого времени вы работаете, не отвлекаясь, то есть не берете в руки смартфон, в Forest вырастает дерево. Если вы переключаетесь на другое приложение, дерево умирает. Несмотря на то, что оно виртуальное, его все равно немного жаль, что мотивирует не сдаваться. Так, за неделю можно «вырастить» целый лес:
Работает приложение Forest по принципу всем известного Pomodoro
Кстати, за заработанные в приложении монетки (есть в платной версии) можно купить посадку настоящего дерева! За вас это сделает компания-разработчик Forest, а вам пришлют благодарность за то, что вы не только продуктивный работник, но еще и эко-активист.
Новые методики тайм-менеджмента мы заимствуем из статей и книг. О последних иногда пишем в нашем Instagram. Например, у нас есть посты о таких книгах:
- «Сделай это завтра», Марк Форстер. Это прекрасная база, с которой стоит начинать знакомство с системами личной эффективности. Основная мысль автора в том, что в первую очередь всегда нужно выполнять список дел запланированных на один день — сегодня. При этом данный список должен быть фиксированным и закрытым. Таким образом, Форстер меняет пресловутое «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня» на совершенно обратное: «Не делай сегодня то, что можно отложить на завтра».
- «Будет сделано!», Никита Маклахов. Эта книга посвящена проблеме достижения целей через проработку привычек и подходит тем, кто каждое 1 января, каждый первый день месяца и каждый понедельник мечтает начать новую жизнь. Методика автора больше подходит для внедрения изменений в личную жизнь, например, процесс изучения иностранного языка, но некоторые идеи пригодятся и для оптимизации рабочей рутины.
- «Просто космос», Катерина Ленгольд. В этой популярной книге расписаны конкретные методики Agile-планирования. Например, автор советует заменить амбициозные цели на небольшие и выполнимые за определенный период времени. Также книга учит ставить цели по системе SMART, осознанно подходить к внедрению привычек и правильно восполнять недостаток ресурсов для решения рабочих задач.
Если вас, как и нас, интересует тема личной эффективности, подписывайтесь на наш Instagram. Мы постараемся чаще делиться с вами новыми лайфхаками и нашими впечатлениями.
Перечисленные рекомендации могут стать базой для вашей собственной системы повышения эффективности. Читайте, выбирайте, пробуйте и улучшайте свой рабочий процесс за счет тех методик и инструментов, которые нравятся и подходят именно вам.
