В CRM «Битрикс24» права доступа для пользователей необходимы для разграничения компетенций, к примеру, просмотра информации и настройки электронного документооборота. Это необходимо, если, допустим, сотрудник из производственного подразделения не должен иметь доступ к бухгалтерским документам или администрированию корпоративного портала. Именно с этой целью в системе предусмотрена возможность создания групп пользователей. Занимается настройкой прав доступа администратор портала.
Группы пользователей
Группа пользователей — это электронный список зарегистрированных сотрудников, которым присвоен определенный уровень прав доступа к информационным ресурсам компании. За распределение сотрудников по группам отвечает руководство фирмы, а также администратор CRM «Битрикс24», который может настраивать права всех пользователей портала.
Наиболее логичным методом регистрации групп считается распределение работников соответственно отделам. К примеру, создается группа пользователей «Отдел продаж». Ей присваиваются права доступа к системе электронного документооборота компании, контактам контрагентов, новостным сайтам, сайтам конкурентов и т.д. Все сотрудники, вошедшие в эту группу, автоматически будут иметь соответствующие права.
В «Битрикс24» по умолчанию формируются следующие группы пользователей:
- «Сотрудники» — группа пользователей с наименьшими правами доступа к информации и настройкам (их возможности ограничены чтением и редактурой внутренних документов с общим уровнем доступа).
- «Отдел кадров» — группа пользователей с открытыми правами на добавление информации во все разделы.
- «Руководство» — руководители фирмы, имеющие доступ ко всем документам предприятия.
- «Маркетинг» — группа пользователей для работы в CRM.
- «Администратор корпоративного портала» — обладатель всех вышеперечисленных прав, а также ограниченных возможностей по администрированию системы.
- «Администратор системы» — пользователь, которому открыт полный доступ к управлению системой.
Группы выстроены в порядке увеличения прав доступа. Это означает, что каждая последующая группа имеет привилегии предыдущей и некоторые дополнительные возможности. К примеру, сотрудники отдела кадров так же, как и участники группы «Сотрудники», могут читать и редактировать внутрифирменные документы.
Внимание! В коробочной версии «Битрикс24» список прав доступа может быть другим. Настройка групп требует от специалиста определенных знаний, поэтому перед распределением прав следует ознакомиться с инструкцией.
Как настроить права доступа
К созданию групп пользователей и настройке привилегий допускаются пользователи, имеющие в «Битрикс24» права администратора системы. Имейте в виду, что настройка прав возможна только на платном тарифе.
Чтобы приступить к настройке, нужно перейти по следующей цепочке:
- CRM.
- Настройки CRM.
- Права.
Настройка прав доступа в Битрикс24
Сперва задаются роли (уровни доступа к информации), которые затем присваиваются отдельным сотрудникам или группам. Список ролей располагается в правом верхнем углу страницы, как на изображении ниже:
Задаем уровни доступа к информации
Эти уровни доступа сформированы по умолчанию. Администратор может изменить настройки для каждой роли или добавить новые. Для редактирования существующих ролей (переименование, изменение прав доступа к данным и т.д.) нужно нажать на значок, расположенный слева от названия роли. Для добавления новой роли нажмите кнопку «Добавить», которая находится в конце представленного списка. Далее откроется форма для ввода необходимых настроек:
Раздел управления ролями
По вертикали слева расположены элементы системы: контакты, информация о компании, о сделках и т.д. (1). По горизонтали вы видите список операций, которые можно проделать с этими элементами (2). Для редактирования доступов роли достаточно нажать на соответствующий пункт в столбце таблицы «Добавление» и выбрать нужный статус:
Выбираем нужный вариант доступа
На каждое действие пользователя предусмотрены следующие варианты:
- «Нет доступа» — пользователь не имеет права читать и редактировать информацию.
- «Свои» — выбраны элементы только с тем уровнем ответственности, который соответствует пользователю.
- «Свои + своего отдела» — права доступа сотрудника и работников его отдела.
- «Свои + своего отдела + подотделов» — добавляются права сотрудников подотделов.
- «Все открытые» — все вышеперечисленные + элементы с пометкой «Доступен для всех».
- «Все» — все элементы списка.
Управление лидами и сделками настраивается отдельно. Для этих граф формируется уровень доступа, включающий более широкий список настроек. Это дает возможность настроить права доступа для каждой стадии реализации процесса (например, сделки). Еще здесь есть признак «Наследование» — дублирование прав доступа вышестоящих стадий нижестоящими элементами. По умолчанию все стадии наследуют права «родителя».
Настройка доступа к сделкам
Внизу окна настроек расположен пункт «Разрешить изменять настройки»:
Разрешение для изменения настроек
Если напротив него поставлена галочка, то это значит, что пользователь может самостоятельно изменить здесь любые настройки. Как правило, администратор исключает эту возможность.
Как распределить роли
Распределение ролей в «Битрикс24» начинается после настройки прав доступа. Чтобы назначить сотруднику определенную роль, нужно нажать на кнопку «Добавить право доступа»:
Добавление прав доступа
Роли можно назначать отдельным пользователям, отделам или группам. В правой части окна настроек расположены списки выбранных сотрудников и отделов:
Назначение ролей для списка сотрудников и отделов
Чтобы завершить настройку, нажмите кнопку «Сохранить».
Как удалить уволенного сотрудника в «Битрикс24»
Чтобы понять, как удалить пользователя, который уволился из компании, нужно знать особенности административной панели «Битрикс24». В первую очередь, нужно проверить факт прохождения сотрудником авторизации после приглашения в систему. Это можно сделать на вкладке «Приглашенные». Если статус отрицательный, пользователя можно удалять.
Если же пользователь прошел авторизацию или при его удалении высвечивается сообщение «Ошибка! Пользователь не был удален», нужно выполнить следующие действия:
- проверить наличие закрепленных за этим сотрудником задач (во вкладке «Задачи» в профиле пользователя),
- удалить закрепленные задачи,
- уволить сотрудника в установленном системой порядке.
Проверяем наличие закрепленных задач
Обратите внимание! В «Битрикс24» нет возможности убрать из системы уволенного пользователя, который находится во вкладке «Уволенные».
Список уволенных сотрудников в Битрикс24
Конфликт прав
Конфликт прав может произойти при присвоении сотруднику нескольких прав. К примеру, отделу присвоена одна роль, а работнику этого отдела — другая. Подробнее этот вопрос рассмотрим на реальном примере.
Работнику отдела продаж Петру присвоена роль администратора, а его отделу — «Менеджер». Для «Менеджера» установлены привилегии управления базовыми операциями в системе. Администратор же имеет права доступа к любой информации в CRM.
Пример конфликта прав в Битрикс24
В этом случае, несмотря на принадлежность Петра к отделу продаж, он будет обладать правами администратора.
