В CRM «Битрикс24» встроен календарь компании. Он выполняет роль простого органайзера, с помощью которого можно увеличить эффективность корпоративного тайм-менеджмента: в календаре назначают мероприятия, составляют персональный список дел для каждого сотрудника и управляют рабочим временем всего персонала. В этой статье мы расскажем о настройках этого инструмента и его синхронизации с другими приложениями.
Права доступа к календарю в «Битрикс24»
Календарь в Битрикс24
Возможность изменения прав доступа к календарю доступна администратору системы. Он может задать определенный список доступных функций приложения, а также событий для каждого пользователя. К примеру, ограничить доступ рядовому сотруднику к просмотру списка дел и мероприятий, зафиксированных руководителями организации. Для редактирования прав доступа нужно выполнить следующее:
- Нажать на кнопку «Календари».
- Перейти в нужный календарь.
- Во вкладке «Права доступа» указать список пользователей, которые будут иметь права на использования календаря.
- Нажать на кнопку «Сохранить».
Настройка доступа к календарю
Настроить права доступа можно таким образом, чтобы у каждого пользователя был свой календарь, в котором важные для него события будут доступны к просмотру, а те, которые он видеть не должен, будут скрыты. Права сотрудников определяет внутренняя политика безопасности компании.
Администратор системы или пользователь с соответствующими правами может создавать несколько календарей с различными названиями: календарь командировок / праздничных мероприятий / корпоративов и т.д.
На время отпуска администратора права полного доступа к настройкам календаря делегируются другому ответственному сотруднику.
Настройка календаря в «Битрикс24»
Для перехода к настройкам нужно нажать на иконку (1) в правом верхнем углу окна «Календарь».
Заходим в настройки
Далее нужно выполнить следующие действия:
- Указать нужный часовой пояс для предотвращения ошибок во времени при назначении событий. Особое значение эта настройка имеет в тех случаях, когда сотрудники компании работают удаленно или организация сотрудничает с партнерами из разных часовых поясов.
- Указать пользователя в поле «Календарь приглашений». Это нужно для выбора определенного календаря; в него пользователь будет добавлять события, на которые его пригласили.
- В поле «Календарь CRM» внести списки звонков и встреч сотрудника.
Заполняем поля настройки
Свой персональный календарь каждый сотрудник компании настраивает сам. Это экономит время администратора системы и освобождает его от лишней рутины.
Для удобного распределения задач по виду и степени важности создаются дополнительные календари в виде отдельных приложений к «Битрикс24». Так, к примеру, можно создать дополнительный календарь соревнований корпоративной команды по волейболу.
Удобная функция календаря — возможность фиксации не только тех событий, в которых работник принял участие, но и тех, от которых он отказался. Благодаря этому, руководство компании может делать выводы о степени активности и вовлеченности сотрудника в жизнь компании.
Еще одна важная настройка — запрет на приглашение. При ее выборе сотрудники компании не смогут отправлять своему коллеге приглашения, если запланированное время уже занято. Так, к примеру, если работник запланировал на 14:00 сдачу отчета, то коллеги с аналогичными правами не смогут отправить ему в календаре предложение «Сходить на обед» в это же время.
Как создать событие в календаре
Для создания события в календаре «Битрикс24» предусмотрено 2 формы:
- быстрая,
- полная.
Через быструю форму событие создается нажатием по ячейке календаря, соответствующей определенному дню.
Создание события
После нажатия откроется форма, где в соответствующих ячейках нужно указать название планируемого мероприятия, а также время и место его проведения. Далее нужно создать напоминание о нем (количество не ограничено, главное, чтобы не мешало сотруднику) и сделать общее описание.
Обратите внимание! Тариф «Компания» позволит вам создавать несколько «переговорных комнат» и помещать их в один или разные списки. Это удобно для организации текущих или планируемых мероприятий на неопределенный срок.
В поле планируемого события обязательно должны быть внесены участники. При выборе сотрудников, которые должны принять участие в мероприятии, появится пункт «Планировщик», отображающий степень занятости коллег.
При выборе сотрудников появится показатель степени их занятости
Полная форма содержит более точные настройки. Для перехода к ней нужно нажать на кнопку «Добавить», расположенную в правом верхнем углу окна.
Все возможные настройки события
Для начала потребуется точно определить время проведения мероприятия. Также можно выбрать часовой пояс (к примеру, если мероприятие организуется в другой стране). Для каждого события можно задать свойство «Повторяемость». Это удобно для планирования регулярных корпоративных, государственных праздников и других торжеств.
Синхронизация календаря «Битрикс24» с Outlook и другими сервисами
Обратите внимание: синхронизация календаря в «Битрикс24» с приложением Microsoft Outlook в полноценном виде возможна, если на ПК пользователя установлен и открыт для правок Outlook версии 2010 и позднее.
Сама процедура проста и выполняется быстро. В первую очередь, нужно нажать на иконку «Синхронизация» (1) и выбрать тот календарь, который нужно синхронизировать. Далее следует выбрать MS Outlook (1) и нажать кнопку «Подключить».
Синхронизация календаря с MS Outlook
Календарь в «Битрикс24» можно синхронизировать с календарем Google, в котором также фиксируются расписание дел, мероприятий и событий компании. Это удобно в том случае, когда сотрудник работает с нескольких корпоративных аккаунтов. Чтобы подключить приложение, нужно в этом же окне синхронизации выбрать «Google календарь» (2).
По аналогичному принципу календарь в «Битрикс24» синхронизируется с календарями на устройствах на Android и iOS (3). Перед подключением нужно удостовериться в корректной работе аккаунтов. Если вы правильно привяжете приложение к устройству, информация с обоих календарей синхронизируется.
Сотрудник может отслеживать текущие и запланированные удобным ему способом. Чтобы отключить синхронизацию, нужно нажать на кнопку «Отключить» (1) рядом с выбранным приложением.
Отключение синхронизации с другими календарями
Календарь в CRM «Битрикс24» — полезный инструмент управления временем сотрудников компании для улучшения эффективности их работы и организации в целом, который используют во многих сферах бизнеса.
