Обсудим ваш проект?

Календарь в «Битрикс24»: права доступа, настройка и синхронизация с другими сервисами


Просмотров:
876
Время на прочтение:
Статья обновлена:
13 Апреля 2020
Информация о статье
Просмотров: 876
Время на прочтение:
Статья обновлена: 13.04.2020
Дарья Иванова, редактор
Станислав Мозгель, руководитель отдела разработки
Дарья Иванова, редактор
Станислав Мозгель, руководитель отдела разработки

В CRM «Битрикс24» встроен календарь компании. Он выполняет роль простого органайзера, с помощью которого можно увеличить эффективность корпоративного тайм-менеджмента: в календаре назначают мероприятия, составляют персональный список дел для каждого сотрудника и управляют рабочим временем всего персонала. В этой статье мы расскажем о настройках этого инструмента и его синхронизации с другими приложениями.

Права доступа к календарю в «Битрикс24»

Календарь в Битрикс24
Календарь в Битрикс24

Возможность изменения прав доступа к календарю доступна администратору системы. Он может задать определенный список доступных функций приложения, а также событий для каждого пользователя. К примеру, ограничить доступ рядовому сотруднику к просмотру списка дел и мероприятий, зафиксированных руководителями организации. Для редактирования прав доступа нужно выполнить следующее:

  1. Нажать на кнопку «Календари».
  2. Перейти в нужный календарь.
  3. Во вкладке «Права доступа» указать список пользователей, которые будут иметь права на использования календаря.
  4. Нажать на кнопку «Сохранить».

Настройка доступа к календарю
Настройка доступа к календарю

Настроить права доступа можно таким образом, чтобы у каждого пользователя был свой календарь, в котором важные для него события будут доступны к просмотру, а те, которые он видеть не должен, будут скрыты. Права сотрудников определяет внутренняя политика безопасности компании.

Администратор системы или пользователь с соответствующими правами может создавать несколько календарей с различными названиями: календарь командировок / праздничных мероприятий / корпоративов и т.д.

На время отпуска администратора права полного доступа к настройкам календаря делегируются другому ответственному сотруднику.

Настройка календаря в «Битрикс24»

Для перехода к настройкам нужно нажать на иконку (1) в правом верхнем углу окна «Календарь».

Заходим в настройки
Заходим в настройки

Далее нужно выполнить следующие действия:

  1. Указать нужный часовой пояс для предотвращения ошибок во времени при назначении событий. Особое значение эта настройка имеет в тех случаях, когда сотрудники компании работают удаленно или организация сотрудничает с партнерами из разных часовых поясов.
  2. Указать пользователя в поле «Календарь приглашений». Это нужно для выбора определенного календаря; в него пользователь будет добавлять события, на которые его пригласили.
  3. В поле «Календарь CRM» внести списки звонков и встреч сотрудника.

Заполняем поля настройки
Заполняем поля настройки

Свой персональный календарь каждый сотрудник компании настраивает сам. Это экономит время администратора системы и освобождает его от лишней рутины. 

Для удобного распределения задач по виду и степени важности создаются дополнительные календари в виде отдельных приложений к «Битрикс24». Так, к примеру, можно создать дополнительный календарь соревнований корпоративной команды по волейболу.

Удобная функция календаря — возможность фиксации не только тех событий, в которых работник принял участие, но и тех, от которых он отказался. Благодаря этому, руководство компании может делать выводы о степени активности и вовлеченности сотрудника в жизнь компании.

Еще одна важная настройка — запрет на приглашение. При ее выборе сотрудники компании не смогут отправлять своему коллеге приглашения, если запланированное время уже занято. Так, к примеру, если работник запланировал на 14:00 сдачу отчета, то коллеги с аналогичными правами не смогут отправить ему в календаре предложение «Сходить на обед» в это же время.

Как создать событие в календаре

Для создания события в календаре «Битрикс24» предусмотрено 2 формы:

  • быстрая,
  • полная.

Через быструю форму событие создается нажатием по ячейке календаря, соответствующей определенному дню.

Создание события
Создание события

После нажатия откроется форма, где в соответствующих ячейках нужно указать название планируемого мероприятия, а также время и место его проведения. Далее нужно создать напоминание о нем (количество не ограничено, главное, чтобы не мешало сотруднику) и сделать общее описание.

Обратите внимание! Тариф «Компания» позволит вам создавать несколько «переговорных комнат» и помещать их в один или разные списки. Это удобно для организации текущих или планируемых мероприятий на неопределенный срок.

В поле планируемого события обязательно должны быть внесены участники. При выборе сотрудников, которые должны принять участие в мероприятии, появится пункт «Планировщик», отображающий степень занятости коллег.

При выборе сотрудников появится показатель степени их занятости
При выборе сотрудников появится показатель степени их занятости

Полная форма содержит более точные настройки. Для перехода к ней нужно нажать на кнопку «Добавить», расположенную в правом верхнем углу окна.

Все возможные настройки события
Все возможные настройки события

Для начала потребуется точно определить время проведения мероприятия. Также можно выбрать часовой пояс (к примеру, если мероприятие организуется в другой стране). Для каждого события можно задать свойство «Повторяемость». Это удобно для планирования регулярных корпоративных, государственных праздников и других торжеств.

Синхронизация календаря «Битрикс24» с Outlook и другими сервисами

Обратите внимание: синхронизация календаря в «Битрикс24» с приложением Microsoft Outlook в полноценном виде возможна, если на ПК пользователя установлен и открыт для правок Outlook версии 2010 и позднее.

Сама процедура проста и выполняется быстро. В первую очередь, нужно нажать на иконку «Синхронизация» (1) и выбрать тот календарь, который нужно синхронизировать. Далее следует выбрать MS Outlook (1) и нажать кнопку «Подключить».

Синхронизация календаря с MS Outlook
Синхронизация календаря с MS Outlook

Календарь в «Битрикс24» можно синхронизировать с календарем Google, в котором также фиксируются расписание дел, мероприятий и событий компании. Это удобно в том случае, когда сотрудник работает с нескольких корпоративных аккаунтов. Чтобы подключить приложение, нужно в этом же окне синхронизации выбрать «Google календарь» (2).

По аналогичному принципу календарь в «Битрикс24» синхронизируется с календарями на устройствах на Android и iOS (3). Перед подключением нужно удостовериться в корректной работе аккаунтов. Если вы правильно привяжете приложение к устройству, информация с обоих календарей синхронизируется.

Сотрудник может отслеживать текущие и запланированные удобным ему способом. Чтобы отключить синхронизацию, нужно нажать на кнопку «Отключить» (1) рядом с выбранным приложением.

Отключение синхронизации с другими календарями
Отключение синхронизации с другими календарями

Календарь в CRM «Битрикс24» — полезный инструмент управления временем сотрудников компании для улучшения эффективности их работы и организации в целом, который используют во многих сферах бизнеса.