Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — важный реквизит электронного документа, получаемый с помощью шифрования информации с применением закрытого ключа подписи. Подпись в «Битрикс24» используется для заверения юридически значимых документов с применением двойной авторизации. Это делает процесс документооборота организации безопаснее, быстрее и проще.
Как добавить и настроить подпись в «Битрикс24»
Чтобы начать пользоваться ЭЦП, работники вашей компании должны приобрести цифровые сертификаты и поместить их на внешний USB-носитель. Это устройство подключается к серверу CRM. Далее пользователи должны пройти авторизацию в системе и ввести сгенерированный пароль типа FreeOTP (в переводе с англ. «one-time password» — одноразовый пароль).
Пароль работает в режиме offline. Программное обеспечение (ПО) раз в 30 секунд генерирует новое значение пароля. Из соображений правил безопасности каждому пользователю присваивается свой уникальный пароль. Одно значение необходимо для единоразового подтверждения одной электронной подписи.
На одном USB-устройстве может быть несколько электронных сертификатов. Настроить права доступа к ним может администратор ЭЦП или администратор системы. Каждый конкретный случай зависит от штата ИТ-отдела и политики безопасности предприятия.
В логе сервера записывается информация о том, кто, когда и на какой документ поставил подпись. ЭЦП бывают квалифицированными и неквалифицированными.
Использование квалифицированной цифровой подписи
Квалифицированная цифровая подпись используется для наиболее важной документации. Зачастую это внешние документы. В качестве примера рассмотрим конкретную ситуацию. Сотрудник компании К. должен поставить свою ЭЦП на документ. Чтобы корректно соблюсти определенные правила, к процессу подключается администратор. От него требуется:
- Пройти авторизацию в системе.
- Зарегистрировать аккаунт для сотрудника К., заполнив 3 поля: логин, информация о сотруднике (ФИО полностью) и подтверждение того, что К. будет использовать OTP.
- Отправить К. на мобильное устройство ссылку с настройками OTP.
Чтобы использовать электронную подпись в «Битрикс24», сотрудник должен выполнить следующие действия:
- На смартфон установить ПО FreeOTP.
- Открыть полученную от администратора ссылку, по которой появится специальный QR-код.
- С помощью программы FreeOTP отсканировать QR-код для формирования генератора паролей.
- Открыть документ, требующий подписи.
- Нажать кнопку «Подписать».
Применение цифровой подписи
Откроется диалоговое окно, в котором К. должен сделать следующее:
- С USB-устройства выбрать нужный сертификат безопасности.
- Ввести пароль из приложения FreeOTP.
- Решить, на какой странице будет расположена подпись (на первой или последней).
- Решить, какое положение будет занимать подпись на странице. Всего доступно 6 позиций.
Процесс подписания документа
Для окончания операции нужно нажать на кнопку «Подписать». После этого исходный документ заменится на тот, который имеет цифровую подпись сотрудника К. После добавления в систему «Битрикс24» завизированный подписью сотрудника документ будет считаться исходным.
Неквалифицированная электронная подпись
Для внутреннего документооборота можно использовать неквалифицированную цифровую подпись. Она отличается следующими особенностями:
- Не требует наличия USB-устройства.
- Не имеет юридической силы.
- Не нуждается в дополнительной защите.
- Может ставиться на такие документы, как служебная записка, табель рабочего времени и т.п.
Служба ЭЦП позволяет запускать один или несколько собственных центров выдачи сертификатов (CA, Certificate Authority). С их помощью можно выпускать сертификаты для работников в неограниченном количестве. Их настройка и раздача сотрудникам компании происходит в кратчайшие сроки.
Так, каждый сотрудник фирмы может получить электронную подпись, чтобы визировать внутреннюю документацию. Важно! Перед тем, как добавить подпись, администратор системы или ЭЦП должен удостовериться в правильности введенных при регистрации данных.
Преимущества электронной подписи
Электронная подпись значительно упрощает оборот как внешних, так и внутренних документов компании, а также делает его более безопасным. За это отвечает сложная система парольной защиты и электронные сертификаты. Такой способ подписания документов имеет очевидные преимущества:
- Сотрудники могут подписывать документы удаленно.
- Руководитель или пользователь с соответствующими правами в любой момент может посмотреть историю подписания бумаг, что существенно улучшает степень контроля оборота документов.
- Документы в электронном виде легко найти, они не портятся и не теряются, в отличие от бумажных аналогов.
- Квалифицированная ЭЦП имеет полноценную юридическую силу.
Электронная цифровая подпись используется не только штатными сотрудниками различных предприятий по всему миру, но и многими фрилансерами, а также работодателями, нанимающими сотрудников на аутсорсинг.
Чтобы настроить подпись, достаточно соблюсти простые правила (получить сертификаты, настроить систему выдачи одноразовых паролей и раздать сформированные ЭЦП соответствующим пользователям). Выполнять эти процедуры можно самостоятельно силами специалистов компании или при помощи сторонних сервисов за определенную плату.
