Обсудим ваш проект?

Электронная подпись в «Битрикс24»


Просмотров:
1129
Время на прочтение:
Статья обновлена:
13 Апреля 2020
Информация о статье
Просмотров: 1129
Время на прочтение:
Статья обновлена: 13.04.2020
Дарья Иванова, редактор
Станислав Мозгель, руководитель отдела разработки
Дарья Иванова, редактор
Станислав Мозгель, руководитель отдела разработки

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — важный реквизит электронного документа, получаемый с помощью шифрования информации с применением закрытого ключа подписи. Подпись в «Битрикс24» используется для заверения юридически значимых документов с применением двойной авторизации. Это делает процесс документооборота организации безопаснее, быстрее и проще.

Как добавить и настроить подпись в «Битрикс24»

Чтобы начать пользоваться ЭЦП, работники вашей компании должны приобрести цифровые сертификаты и поместить их на внешний USB-носитель. Это устройство подключается к серверу CRM. Далее пользователи должны пройти авторизацию в системе и ввести сгенерированный пароль типа FreeOTP (в переводе с англ. "one-time password" — одноразовый пароль).

Пароль работает в режиме offline. Программное обеспечение (ПО) раз в 30 секунд генерирует новое значение пароля. Из соображений правил безопасности каждому пользователю присваивается свой уникальный пароль. Одно значение необходимо для единоразового подтверждения одной электронной подписи.

На одном USB-устройстве может быть несколько электронных сертификатов. Настроить права доступа к ним может администратор ЭЦП или администратор системы. Каждый конкретный случай зависит от штата ИТ-отдела и политики безопасности предприятия.

В логе сервера записывается информация о том, кто, когда и на какой документ поставил подпись. ЭЦП бывают квалифицированными и неквалифицированными.

Использование квалифицированной цифровой подписи

Квалифицированная цифровая подпись используется для наиболее важной документации. Зачастую это внешние документы. В качестве примера рассмотрим конкретную ситуацию. Сотрудник компании К. должен поставить свою ЭЦП на документ. Чтобы корректно соблюсти определенные правила, к процессу подключается администратор. От него требуется:

  1. Пройти авторизацию в системе.
  2. Зарегистрировать аккаунт для сотрудника К., заполнив 3 поля: логин, информация о сотруднике (ФИО полностью) и подтверждение того, что К. будет использовать OTP.
  3. Отправить К. на мобильное устройство ссылку с настройками OTP.

Чтобы использовать электронную подпись в «Битрикс24», сотрудник должен выполнить следующие действия:

  • На смартфон установить ПО FreeOTP.
  • Открыть полученную от администратора ссылку, по которой появится специальный QR-код.
  • С помощью программы FreeOTP отсканировать QR-код для формирования генератора паролей.
  • Открыть документ, требующий подписи.
  • Нажать кнопку «Подписать».

Применение цифровой подписи
Применение цифровой подписи

Откроется диалоговое окно, в котором К. должен сделать следующее:

  • С USB-устройства выбрать нужный сертификат безопасности.
  • Ввести пароль из приложения FreeOTP.
  • Решить, на какой странице будет расположена подпись (на первой или последней).
  • Решить, какое положение будет занимать подпись на странице. Всего доступно 6 позиций.


Процесс подписания документа
Процесс подписания документа

Для окончания операции нужно нажать на кнопку «Подписать». После этого исходный документ заменится на тот, который имеет цифровую подпись сотрудника К. После добавления в систему «Битрикс24» завизированный подписью сотрудника документ будет считаться исходным.

Неквалифицированная электронная подпись

Для внутреннего документооборота можно использовать неквалифицированную цифровую подпись. Она отличается следующими особенностями:

  • Не требует наличия USB-устройства.
  • Не имеет юридической силы.
  • Не нуждается в дополнительной защите.
  • Может ставиться на такие документы, как служебная записка, табель рабочего времени и т.п.

Служба ЭЦП позволяет запускать один или несколько собственных центров выдачи сертификатов (CA, Certificate Authority). С их помощью можно выпускать сертификаты для работников в неограниченном количестве. Их настройка и раздача сотрудникам компании происходит в кратчайшие сроки.

Так, каждый сотрудник фирмы может получить электронную подпись, чтобы визировать внутреннюю документацию. Важно! Перед тем, как добавить подпись, администратор системы или ЭЦП должен удостовериться в правильности введенных при регистрации данных.

Преимущества электронной подписи

Электронная подпись значительно упрощает оборот как внешних, так и внутренних документов компании, а также делает его более безопасным. За это отвечает сложная система парольной защиты и электронные сертификаты. Такой способ подписания документов имеет очевидные преимущества:

  • Сотрудники могут подписывать документы удаленно.
  • Руководитель или пользователь с соответствующими правами в любой момент может посмотреть историю подписания бумаг, что существенно улучшает степень контроля оборота документов.
  • Документы в электронном виде легко найти, они не портятся и не теряются, в отличие от бумажных аналогов.
  • Квалифицированная ЭЦП имеет полноценную юридическую силу.

Электронная цифровая подпись используется не только штатными сотрудниками различных предприятий по всему миру, но и многими фрилансерами, а также работодателями, нанимающими сотрудников на аутсорсинг.

Чтобы настроить подпись, достаточно соблюсти простые правила (получить сертификаты, настроить систему выдачи одноразовых паролей и раздать сформированные ЭЦП соответствующим пользователям). Выполнять эти процедуры можно самостоятельно силами специалистов компании или при помощи сторонних сервисов за определенную плату.



Нам доверяют

Жерихова А.В., директор ООО «Позитив»
Айзикович Б.И., генеральный директор ЗАО Медицинский центр «Авиценна»
Левчук Ю.С., управляющий ООО «ТФ Теплодар»