Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — важный реквизит электронного документа, получаемый с помощью шифрования информации с применением закрытого ключа подписи. Подпись в «Битрикс24» используется для заверения юридически значимых документов с применением двойной авторизации. Это делает процесс документооборота организации безопаснее, быстрее и проще.
Чтобы начать пользоваться ЭЦП, работники вашей компании должны приобрести цифровые сертификаты и поместить их на внешний USB-носитель. Это устройство подключается к серверу CRM. Далее пользователи должны пройти авторизацию в системе и ввести сгенерированный пароль типа FreeOTP (в переводе с англ. "one-time password" — одноразовый пароль).
Пароль работает в режиме offline. Программное обеспечение (ПО) раз в 30 секунд генерирует новое значение пароля. Из соображений правил безопасности каждому пользователю присваивается свой уникальный пароль. Одно значение необходимо для единоразового подтверждения одной электронной подписи.
На одном USB-устройстве может быть несколько электронных сертификатов. Настроить права доступа к ним может администратор ЭЦП или администратор системы. Каждый конкретный случай зависит от штата ИТ-отдела и политики безопасности предприятия.
В логе сервера записывается информация о том, кто, когда и на какой документ поставил подпись. ЭЦП бывают квалифицированными и неквалифицированными.
Квалифицированная цифровая подпись используется для наиболее важной документации. Зачастую это внешние документы. В качестве примера рассмотрим конкретную ситуацию. Сотрудник компании К. должен поставить свою ЭЦП на документ. Чтобы корректно соблюсти определенные правила, к процессу подключается администратор. От него требуется:
Чтобы использовать электронную подпись в «Битрикс24», сотрудник должен выполнить следующие действия:
Применение цифровой подписи
Откроется диалоговое окно, в котором К. должен сделать следующее:
Процесс подписания документа
Для окончания операции нужно нажать на кнопку «Подписать». После этого исходный документ заменится на тот, который имеет цифровую подпись сотрудника К. После добавления в систему «Битрикс24» завизированный подписью сотрудника документ будет считаться исходным.
Для внутреннего документооборота можно использовать неквалифицированную цифровую подпись. Она отличается следующими особенностями:
Служба ЭЦП позволяет запускать один или несколько собственных центров выдачи сертификатов (CA, Certificate Authority). С их помощью можно выпускать сертификаты для работников в неограниченном количестве. Их настройка и раздача сотрудникам компании происходит в кратчайшие сроки.
Так, каждый сотрудник фирмы может получить электронную подпись, чтобы визировать внутреннюю документацию. Важно! Перед тем, как добавить подпись, администратор системы или ЭЦП должен удостовериться в правильности введенных при регистрации данных.
Электронная подпись значительно упрощает оборот как внешних, так и внутренних документов компании, а также делает его более безопасным. За это отвечает сложная система парольной защиты и электронные сертификаты. Такой способ подписания документов имеет очевидные преимущества:
Электронная цифровая подпись используется не только штатными сотрудниками различных предприятий по всему миру, но и многими фрилансерами, а также работодателями, нанимающими сотрудников на аутсорсинг.
Чтобы настроить подпись, достаточно соблюсти простые правила (получить сертификаты, настроить систему выдачи одноразовых паролей и раздать сформированные ЭЦП соответствующим пользователям). Выполнять эти процедуры можно самостоятельно силами специалистов компании или при помощи сторонних сервисов за определенную плату.
Комментарии