Какие функции требуются от PDF-редактора для бизнеса?
Необходимо, чтобы в программе можно было:
- создавать документы с нуля и конвертировать PDF из других форматов;
- изменять структуру, разделять и объединять файлы, настраивать макет для печати;
- устанавливать пароли, шифровать данные, скрывать конфиденциальную информацию на страницах;
- распознавать текст с помощью OCR-технологий, производить поиск по ключевым словам;
- создавать закладки, добавлять заметки и аннотации;
- оптимизировать размер файла.
Некоторые редакторы позволяют согласовывать документы дистанционно. Для этого есть типовой набор штампов с резолюциями, вставка подписи от руки. Продвинутые программы для работы с ПДФ-файлами могут работать с ЭЦП.
Выбираем редактор PDF-файлов для рабочих задач
При выборе софта, помимо функциональности, важно учесть следующие факторы:
- совместимость с ОС ваших офисных ПК;
- стоимость подписки;
- особенности лицензирования.
Последний аспект особенно важен — у программ могут быть разные тарифные планы. Иногда удобнее приобрести обычную групповую подписку, но тогда нужно проверить, разрешает ли лицензия использование в коммерческих целях. Если нет, то лучше оплатить тариф для бизнеса.
1. Adobe Acrobat
Лицензия: бесплатная версия только для чтения, далее — от $19,99 в месяц за индивидуальную подписку и от $22,19 за бизнес-лицензию.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: не действует на территории РФ.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Программа отличается расширенными возможностями. В ней можно преобразовывать в PDF-формат текстовые и графические файлы, документы MS Office, веб-страницы HTML. Также программа позволяет свободно менять структуру, устанавливать пароль и ЭЦП, менять метаданные.
Софт работает на ПК с Windows и macOS, есть приложение для смартфонов и планшетов Android и iOS. Мобильная версия интересна тем, что с ее помощью можно оцифровывать бумажные документы через камеру мобильного устройства. Интегрируется с облачным сервисом Creative Cloud, благодаря чему может использоваться как редактор текста ПДФ онлайн. В компании получится организовать совместный доступ.
Adobe Acrobat
Плюсы:
- позволяет создавать формы для быстрого заполнения;
- есть функция сравнения документов после правок;
- при совместной работе можно устанавливать уровень доступа и отслеживать правки в режиме реального времени;
- можно запрашивать подписи контрагентов.
Минусы:
- Adobe приостановил поставки продукта в Россию;
- высокая стоимость лицензии;
- сложные алгоритмы работы — необходимо обучение сотрудников.
2. PDF Commander
Лицензия: бесплатная пробная версия, далее — от 686 руб. (бессрочная покупка).
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: есть.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Эта программа является доступным русским аналогом Adobe Acrobat. Софт работает на Windows 7, 8, 10, 11. Его можно установить на маломощные ПК: достаточно процессора с частотой 1 GHz и ОЗУ 256 МБ. При этом ПО располагает широкими возможностями в плане решения бизнес-задач: в нем легко создавать PDF-документы с нуля и из изображений, менять текст и вставлять иллюстрации, рисовать схемы и графики.
Можно сразу согласовывать документы: использовать набор готовых штампов, подписывать от руки или вставлять скан факсимиле. Есть возможность заверения электронной цифровой подписью. Документы защищаются паролем. Можно скрыть конфиденциальную информацию, применив инструмент «Размытие».
Плюсы:
- есть функция OCR (преобразования изображения в распознаваемый текст) с поддержкой русского и английского языков;
- позволяет сжимать файлы без видимой потери качества;
- поддерживает добавление сертификатов;
- возможен импорт и экспорт в 10+ форматов: DOCX, TXT, JPG, GIF, PNG, EPS и др;
- можно удалять и редактировать метаданные.
Минусы:
- нет версий для macOS и Linux.
3. Wondershare PDFelement
Лицензия: бесплатная пробная версия, от $23,99 в квартал.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: есть.
Шифрование и безопасность данных: есть.
При помощи этого редактора текста ПДФ можно добавлять иллюстрации, схемы и графики, делать заметки. OCR-модуль позволяет распознавать текст на изображении с 20 языков, затем его разрешается изменить. Помимо этого в приложении можно подписывать документы вручную и вставлять факсимиле из файла. Есть функции защиты конфиденциальности паролем.
Программа интегрируется с облаком. Файлы можно сохранять на сервере и предоставлять к ним доступ сотрудникам, клиентам или партнерам.
Wondershare PDFelement
Плюсы:
- поддерживает режим пакетной обработки;
- позволяет открывать HTML-страницы и конвертировать их в PDF-формат;
- есть функция проверки орфографии с помощью AI-инструментов.
Минусы:
- нельзя установить на компьютеры с 32-разрядной архитектурой ОС;
- в бесплатной версии ставится водяной знак;
- OCR-модуль распознавания символов нужно загружать дополнительно;
- легальная оплата подписки в РФ возможна только через Qiwi-кошелек.
4. Foxit Reader
Лицензия: триал-пакет — бесплатный, версия для бизнеса — индивидуальные коммерческие предложения в зависимости от количества сотрудников.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: есть.
Шифрование и безопасность данных: нет.
Бесплатная программа предоставляет возможность открывать и просматривать PDF-файлы. Есть базовые функции — поиск нужной информации по словам и фразам, вставка комментариев и выделение важных моментов маркерами. Можно вставлять свой текст и заполнять готовые формы, отправлять файлы на печать, подписывать документы.
Foxit Reader
Плюсы:
- работает на Windows, Linux и macOS;
- есть встроенные инструменты для рисования, чтобы вносить заметки от руки;
- позволяет делать скриншоты ПДФ-документов для выделения важных фрагментов;
- можно использовать для заполнения форм.
Минусы:
- в базовой версии нельзя форматировать, изменять структуру PDF-документа;
- защита и шифрование доступны только в полной версии Editor по бизнес-подписке;
- нет возможности приобрести корпоративную лицензию — разработчик не сотрудничает с российскими контрагентами.
5. PDFsam Basic
Лицензия: условно-бесплатная.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: да.
Шифрование и безопасность данных: нет.
Эта программа для работы с ПДФ-файлами позволяет выполнять некоторые базовые операции. В ней есть инструменты объединения и разделения документов несколькими способами, поворот страниц, извлечение отдельных листов. Для использования функций форматирования, полноценного редактирования и конвертации ПДФ-формата требуется дополнительный софт— PDFsam Visual или PDFsam Enhanced (платная программа, цена лицензии — от $69).
PDFsam Basic
Плюсы:
- работает со всеми ОС;
- есть портативная версия, запускающая приложение без инсталляции с помощью файла EXE.
Минусы:
- ограниченный функционал в триал-версии;
- разработчик не сотрудничает с РФ — нельзя купить PRO-версию программы.
6. ABBYY FineReader
Лицензия: бесплатная пробная версия, от $49,5 в год для Windows, от $34,5 для macOS.
Поддержка русского языка: отсутствует в последней версии.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: не действует на территории РФ.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Кроссплатформенный ПДФ-редактор наиболее удобен, если требуется перевести в электронный формат большое количество бумажной документации. Он совместим со всеми сканерами, позволяет повышать качество цифровых копий. Особо стоит отметить наличие встроенного редактора текста PDF, способного выявить буквенные символы на схемах, в таблицах. Благодаря ему можно работать с документами на 180+ языках.
ABBYY FineReader
Плюсы:
- совместим с любыми ОС;
- сравнивает документ после правок с исходным;
- импортирует и экспортирует документы форматов Office 365;
- распознает структурные элементы — колонтитулы, нумерованные списки.
Минусы:
- нет официальной русской версии;
- нельзя приобрести официальную версию — разработчик не сотрудничает с РФ;
- не поддерживается 32-разрядными ОС;
- нельзя изменять структуру — разделять ПДФ-файлы, вставлять нумерацию.
С чем справится онлайн-сервис?
Изменить ПДФ можно бесплатно в онлайн-редакторе. По функциональности веб-сервисы могут сравниться с десктопным софтом. Их главный недостаток — функции работают независимо друг от друга. Например, чтобы создать PDF из DOCX и отредактировать содержимое, нужно будет сначала загрузить файл, скачать промежуточный результат, а потом вновь импортировать его.
Онлайн-сервисы хороши, если вам нужно быстро внести правки, а под рукой нет ПК с десктопной программой. Но для постоянной работы они не подходят. К тому же скорость обработки данных сильно зависит от стабильности и качества интернет-соединения.
1. PDF24
Лицензия: бесплатная.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность использования в качестве корпоративного софта: да.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Расширенный набор онлайн-инструментов для работы с ПДФ-файлами. С его помощью можно извлекать и добавлять страницы, менять порядок, проставлять нумерацию, защищать данные паролем, подписывать договоры.
PDF24
Плюсы:
- выполняет перекодировку в PDF из 20+ графических и текстовых форматов;
- позволяет распознать текст на изображении;
- загружает документы с веб-камеры в качестве сканера;
- можно скачать десктопный аналог для Windows.
Минусы:
- конструктор счетов-фактур не соответствует российским стандартам;
- не работает с ЭЦП;
- название инструментов переведены на русский некорректно (например, есть 2 кнопки «Редактировать PDF» — одна для внесения изменений, вторая — для скрывания информации.
2. iLovePDF
Лицензия: бесплатная триал-версия, Premium — от 620 руб. в месяц.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: не действует на территории РФ.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Веб-сервис для работы с PDF-документами. Среди встроенных инструментов есть онлайн-редактор ПДФ с изменением текста. Кроме этого на сайте можно менять структуру, устанавливать пароль, перекодировать картинки и текст в PDF-формат. После регистрации и покупки лицензии появляется возможность организовать на платформе общее рабочее пространство с доступом к документам по ссылке.
iLovePDF
Плюсы:
- бесплатно можно работать без регистрации;
- есть офлайн версии для Windows, macOS, Android, iOS;
- позволяет ставить пароль на ПДФ-документы.
Минусы:
- не работает с российскими картами;
- использовать ЭЦП можно только в платной версии;
- не поддерживает файлы, созданные с помощью аналогов MS Office — LibreOffice, OpenOffice;
- названия некоторых функций переведены некорректно.
3. PDF Candy
Лицензия: бесплатно c ограничениями, подписка от 320 руб. в месяц.
Поддержка русского языка: есть.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: нет.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Платформу можно использовать бесплатно как онлайн-редактор ПДФ с изменением текста. Сервис также располагает инструментами для конвертации в PDF 15+ файлов разного типа — TXT, PPT, XLS, DOC, TIFF, JPEG и др. Может ставить и снимать защиту, извлекать текст и картинки, указывать номера страниц.
PDF Candy
Плюсы:
- есть версия редактора для ПК с Windows;
- поддерживается более 20 форматов для конвертации в PDF и обратно;
- можно загружать файлы из облачных хранилищ Google Drive и Dropbox.
Минусы:
- в триал-версии есть ограничения — можно выполнить только 2 действия в час, доступны только 26 инструментов из 46, максимальный размер файла — 10 МБ;
- без платной регистрации приходится долго ждать очереди на обработку;
- покупка тарифа по банковской карте РФ невозможна.
4. PDFescape
Лицензия: бесплатная с ограничениями, от $2,99 в месяц.
Поддержка русского языка: нет.
Возможность закупки в качестве корпоративного софта: нет.
Шифрование и безопасность данных: есть.
Онлайн-редактор позволяет работать с загруженными формами и создавать собственные, ставить защиту. В платном тарифе дополнительно появляются функции редактирования текста, вставки картинок. Можно отправить документ на печать, экспортировать ПДФ-файл в другие форматы, оптимизировать размер.
PDFescape
Плюсы:
- ранее обработанные ПДФ-документы можно сохранить на сервере;
- есть импорт файлов по ссылке из сети без предварительной загрузки на диск;
- можно загрузить оффлайн-версию для Windows.
Минусы:
- в бесплатной версии действуют ограничения на размер PDF-файла — не более 100 страниц, до 10 МБ;
- даже по подписке нельзя загружать ПДФ-документы больше 40 МБ;
- мало кириллических шрифтов.
Бесплатный софт чаще всего имеет ограниченный функционал. Онлайн-сервисы располагают расширенным набором инструментов, но не подходят для полноценного редактирования из-за неудобного алгоритма с промежуточными загрузками. В качестве рабочего инструмента необходима функциональная десктопная программа. Оптимальным решением будет PDF Commander — этот редактор доступен в России и позволяет решать все основные бизнес-задачи. Немаловажно, что софт включен в Реестр российского ПО и одобрен Минцифры.
* Meta Platforms Inc. (и принадлежащие ей соц.сети Instagram, Facebook) признана экстремистской организацией, ее деятельность в России запрещена.
