Проблема №1 Подбор персонала
На старте автоматизации в команде KT&G было 75 человек и лишь два hr-менеджера, который занимались персоналом. Компания начала стремительно развиваться, а вместе с этим росла потребность в новых сотрудниках. Однако рекрутинг не был эффективным. HR-менеджеры в exel-таблицах вели базу кандидатов. Как итог: вакансии закрывались медленно.
Проблема №2. Бумажный кадровый документооборот
Кода в компании распределенный по регионам штат, кадровые процессы могут растянуться на месяцы. Например, трудоустройство: центральный офис KT&G готовит бумажные документы, отправляет по почте или курьерской службой, ждет подписания сотрудником и еще несколько дней на обратный путь в офис. Логистика отнимала и время, и деньги. Доставка только одного кадрового документа курьером в регионы варьируется от 500 до 1500 рублей. Кроме того, работа самих кадровых специалистов не была эффективна: 60% времени тратили именно на бумажную рутину.
Проблема №3. Нет инструмента эффективного информирования сотрудников
Сотрудники распределены по разным регионам, лишь небольшая часть сосредоточена в центральном офисе. Как проинформировать сразу всех о новой программе ДМС или нюансах индексации? «Общий чатик в ВК» не решит такую задачу. Нужен полноценный корпоративный портал наподобие привычных социальных сетей. Кроме того, не было единого «хранилища» для рабочих инструкций: часть документов хранилась на Яндекс.Диске, другая – на сервере.
Видение автоматизации hr-процессов
Команда KT&G Global Rus приняла решение: нужно автоматизировать процессы на базе одной платформы. Почему выбрали такой подход: сотрудников сложно «затянуть» в корпоративный портал, нужно время, чтобы выработать привычку коммуницировать именно там. Самый простой путь: начать с внедрения КЭДО. Людям так или иначе придется заходить в личный кабинет, чтобы подписать приказ на отпуск или оформить отгул. Следующий шаг: в рамках этого же кабинета «развернуть» корпоративный портал. Как результат: у сотрудников одна платформа, где есть всё: и подписание документов, и новостная лента, и база знаний. KT&G доверила свои процессы hr-платформе Saby.
Преимущества:
- возможность работы в рамках «одного окна»: КЭДО, корпортал, рекрутинг, онбординг, мотивация – всё есть в рамках одной платформы.
- легкость внедрения: у KT&G нет своего штата программистов. Требовалось решение, которое можно «развернуть» на весь штат силами самих hr-менеджеров.
- наличие не только веб-версии, но и мобильного приложения с полным набором функций, которое к тому же можно брендировать под себя. Львиная доля сотрудников компании «живет» в корпоративном портале именно через смартфон.
Через 3 месяца после старта внедрения KT&G уже полностью перешел на цифровую платформу Saby. Реализована главная задача: оцифровать жизненный цикл человека в компании — от первого оффера до выхода на пенсию.
Результаты автоматизации
Рекрутинг
KT&G полноценно автоматизировал подбор персонала. Теперь hr-менеджеры ведут единую цифровую базу кандидатов без повторов. Каждая вакансия имеет свой регламент согласования с заказчиком: все участники процесса видят воронку найма и могут коммуницировать сразу в чате вакансии. Кроме того, KT&G реализовал цифровые офферы. К документу автоматически прикрепляется резюме кандидата. Вся информация о человеке, от первого контакта до подписания трудового договора, в одном месте и всегда под рукой hr-менеджеров. Чтобы ускорить процесс приема на работу, KT&G использует анкеты: кандидат в онлайне заполняет информацию о себе, прикрепляет фото паспорта, водительских прав – система сама все распознает и заполнит поля. Далее ровно по одному клику в заполненной анкете кадровый специалист запускает процесс трудоустройства.
Автоматизация рекрутинга дала прозрачность: HRD компании понимает нагрузку каждого рекрутера и качество их работы. А самое главное: конверсию этапов воронки найма. Именно здесь можно зафиксировать проблему, почему кандидаты «отвалились», и пересмотреть подход.
КЭДО
Штат полностью перешел на электронный кадровый документооборот. Теперь трудоустройство занимает не более 15 минут и 0 бумажных документов.
Графики отпусков: это отдельная боль hr-менеджеров. Обычно с этим работают в неповоротливой exel-таблице. Сейчас у KT&G цифровой график отпусков: система сама собирает с сотрудников пожелания по распределению отпускных дней, показывает пересечения, отправляет на согласование руководителю. Более того, автоматизирован процесс уведомления сотрудников о начале отпуска — система сама присылает уведомление и формирует все кадровые документы. В случае переноса внесет изменения в график отпусков.
Локально-нормативные акты оцифрованы. HR-менеджеры в системе формируют ЛНА, выбирают список сотрудников, которым нужно разослать инструкции — Saby автоматически отправляет документы в личные кабинеты и собирает подписи.
Единое окно коммуникации
KT&G создал свою внутреннюю социальную сеть компании. Здесь есть все и для быстрого информирования, и комфортного общения коллег. Важные новости hr-менеджеры публикуют на стене: сотрудники гарантированно увидят их в своей ленте, смогут прокомментировать и поставить реакции. Для общения используют чаты или видеозвонки.
Для проведения онлайн-совещаний также используют встроенный видеокоммуникатор: в рабочем календаре создают встречу, добавляют любое количество участников, прикрепляют документы. По ходу совещания можно транслировать свой экран, рисовать на интерактивной доске. А также делать запись встречи — встроенный Saby GPT расшифрует запись, сотрудникам не придется переслушивать заново.
В рамках корпоративного портала KT&G реализовала полноценную Базу знаний. Здесь хранятся полезные документы для сотрудников: инструкции и шаблоны документов, информацию по ДМС. Все материалы по конкретной теме доступны в любое время и с любого устройства.
Кастомизация
Уже после запуска корпоративного портала KT&G решил его брендировать: добавить свой логотип на главную страницу веб-интерфейса. И самое важное: реализовали свое мобильное приложение KT&G. Именно через него в корпоративном портале «живет» большая часть штата.
Кроме того, KT&G реализовал корпоративный портал на английском языке. В российском представительстве работает много экспатов, и специально под иностранных сотрудников KT&G доработал корпортал. Как итог: для иностранных сотрудников работа в цифровой среде стала такой же комфортной, как и для русскоязычных коллег.
Гибкие возможности кастомизации своей hr-платформы KT&G использовал для настройки ролей и прав. Для начала задали структуру всей компании, обозначили нужные роли и, согласно, этим ролям, дали права к информации о сотрудниках. Например, линейный менеджер в карточках коллег видит только базовую информацию: фото, имя, должность, контактный телефон, почту. У руководителей информации уже больше: помимо базовых сведений, видят информацию о зарплате, историю повышений. А hr-менеджеры видят и зарплату, и все кадровые документы.
Бесшовная связь бухгалтерии и HR
В своей автоматизации KT&G пошел дальше и объединил процессы бухгалтерии и HR. Командировки и авансовые отчёты теперь тоже проходят в единой среде Saby. Не нужно дважды вводить данные о сотруднике для кадров и бухгалтерии. Система помнит, кто в командировке, какой у него аванс, когда нужно сдать отчёт. HR-специалисты и бухгалтеры работают с одними и теми же документами в реальном времени, не пересылая друг другу файлы по электронной почте.
Итог, который превзошел ожидания
Итак, через 3 месяца после начала внедрения, без найма программистов, только силами HR-менеджеров и консультациями поддержки Saby, компания получила:
- Автоматизированный рекрутинг с аналитикой для HRD
- Полностью оцифрованное кадровое делопроизводство — никакой бумаги, никаких курьеров, всё подписывается электронно.
- Корпоративный портал на русском и английском языках — единое окно коммуникации для всех 300 сотрудников.
- Базу знаний с доступом 24/7 с любого устройства.
- Единую среду для HR и бухгалтерии по управлению командировками и авансовыми отчётами.
Главный вывод, который можно сделать из этого кейса: автоматизация HR-процессов не требует титанических усилий и огромных бюджетов. Достаточно перестать бояться «коробочных» решений и начать использовать их по максимуму. Saby в этой истории выступил не «магической таблеткой», а удобным конструктором, из которого обычные HR-специалисты собрали свою идеальную цифровую экосистему. И этот путь доступен любой компании.
