Когда масштаб начинает мешать эффективности
Kokoc Group — международная платформа для развития бизнеса: 1000+ профессионалов, 30+ агентств, сервисов и IT-решений, 5000+ партнёров и 3000+ клиентов, офисы в России, Индии, Индонезии и Вьетнаме.
При таком масштабе бизнеса подбор персонала становится отдельной системой со множеством процессов, участников и сервисов. Ежегодно команда рекрутмента Kokoc Group закрывает до 500 вакансий. При этом подбором занимается всего шесть человек: пять рекрутеров и руководитель группы.
«Самая большая ошибка в автоматизации — пытаться автоматизировать хаос. Мы начали не с внедрения новых инструментов, а с пересмотра самих процессов: убрали лишние шаги, определили зоны ответственности и только после этого стали выстраивать интеграции между системами. Именно поэтому автоматизация дала не локальный эффект, а изменила работу рекрутмента целиком».
Экосистема объединила весь жизненный цикл вакансии: от подачи заявки на подбор через корпоративный портал до аналитики по эффективности найма.
Рассказываем, как устроена эта система сегодня, какие процессы удалось автоматизировать и какой эффект получили рекрутеры и бизнес.
Автоматизировали привлечение кандидатов
Одним из первых шагов стало создание единой точки входа для внутренних заказчиков. Мы внедрили процесс создания заявки на подбор в корпоративный портал — единое рабочее пространство для сотрудников и руководителей. Через портал запускаются ключевые внутренние процессы компании, включая подбор персонала.
Раньше часть коммуникаций происходила через почту, мессенджеры и отдельные формы, что увеличивало количество ручных действий и затрудняло контроль процессов. Теперь весь цикл запуска вакансии начинается в одном пространстве, а данные автоматически передаются в систему подбора.
Важным шагом в этом направлении стал запуск нового карьерного сайта. Нам было важно создать удобную площадку, где кандидаты могли бы познакомиться с компанией, нашими ценностями, культурой, командами и открытыми вакансиями, а также быстро откликнуться на интересующую позицию.
Чтобы исключить ручную обработку откликов, карьерный сайт был интегрирован с Хантфлоу. Все отклики автоматически попадают в систему подбора и сразу становятся доступны рекрутерам для обработки.
Параллельно мы развивали и внутренние каналы привлечения. Для реферальной программы был создан Telegram-бот, который упростил и сделал прозрачным процесс рекомендации для сотрудников и помог увеличить количество кандидатов из одного из самых эффективных источников найма. Количество рекомендаций выросло больше, чем в 1,5 раза.
Дополнительно мы подключили AI-рекрутера Qooqa для первичной коммуникации с кандидатами. Он помогает оперативно отвечать на типовые вопросы, сопровождать кандидатов на первых этапах воронки и снижать нагрузку на рекрутеров. Кандидаты теперь всегда получают оперативную обратную связь, а индекс вежливости компании не падает ниже 75%.
В результате мы получили связанную систему привлечения кандидатов, где карьерный сайт, реферальная программа и автоматизированные коммуникации работают как единый контур.
Убрали ручную работу из операционных процессов
По мере роста компании всё больше времени начали занимать процессы, которые напрямую не влияют на качество найма, но требуют большого количества действий со стороны рекрутеров.
Одним из таких процессов были проверки службы безопасности. Раньше информация передавалась вручную, что увеличивало сроки согласования и создавало риск ошибок. После автоматизации заявки стали формироваться и передаваться автоматически, а скорость обработки существенно выросла.
Также была настроена интеграция с корпоративным порталом на Битрикс24, которая позволила синхронизировать данные между системами и сократить количество дублирующих действий.
В результате рекрутеры стали тратить меньше времени на административные задачи и больше — на работу с кандидатами и нанимающими менеджерами.
Сделали данные прозрачными и доступными
Ещё одной важной задачей было получение актуальной и гибкой аналитики без ручной подготовки отчётов.
Для этого мы объединили данные из ключевых систем и вывели их в Superset. Руководители и рекрутеры получили доступ к актуальным метрикам в режиме реального времени: статусам вакансий, скорости закрытия позиций, эффективности каналов привлечения и другим показателям.
Это позволило отказаться от значительной части ручной отчётности и быстрее принимать решения на основе данных:
- время подготовки отчета сократилось с 1 часа до 10 минут в неделю;
- руководители получили доступ к данным без участия рекрутера;
- еженедельные отчеты формируются автоматически.
Что это дало бизнесу
За полтора года развития экосистемы нам удалось существенно сократить объём ручных операций и ускорить работу ключевых процессов.
Среди результатов:
- около 46% вакансий в Kokoc Group закрываются за счёт тёплого входящего потока — через реферальную программу и прямые отклики кандидатов;
- рост количества реферальных рекомендаций более чем на 60%;
- сокращение сроков проверки службы безопасности более чем в 5 раз;
- сокращение времени подготовки аналитики с одного часа до десяти минут в неделю.
Но главным результатом стала не автоматизация сама по себе. Нам удалось освободить время команды подбора от значительной части операционной нагрузки и направить его туда, где рекрутер действительно приносит максимальную ценность бизнесу: в работу с кандидатами, нанимающими менеджерами и качеством найма.
