Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С: пошаговая инструкция

Справка о доходах: что это за документ и когда он требуется

Отдельной формы 2‑НДФЛ не существует еще с 2021 года.

Ее место заняли два документа: справка для сотрудника — самостоятельная форма КНД 1175018 (Приложение № 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑11/649@) — и справка для налоговой, которая входит в состав годового расчета 6‑НДФЛ как Приложение № 1.

Путать их не стоит: работник получает именно КНД 1175018, она ни к какому расчету не прикрепляется. Однако в интерфейсе 1С справка 2-НДФЛ по-прежнему фигурирует под привычным названием, и банки в перечне документов для кредита тоже пишут «2-НДФЛ». Путаницы бояться не стоит — речь об одном и том же бланке. Важно различать два похожих документа.

Справка для сотрудника (Приложение № 4) выдается по заявлению физлица на основании п. 3 ст. 230 НК РФ. Справка для налоговой инспекции (Приложение № 1 к годовому расчету 6-НДФЛ) подается работодателем по п. 2 ст. 230 НК РФ раз в год.

Бланки различаются составом реквизитов, и в 1С это два отдельных объекта.

Когда работнику потребуется справка:

• оформление ипотеки, потребительского кредита или рефинансирования — банки запрашивают подтверждение дохода;
• подача декларации 3-НДФЛ для получения налоговых вычетов (имущественных, социальных, инвестиционных);
• обращение за пособиями и субсидиями, где учитывается среднедушевой доход;
• оформление визы — консульства ряда стран включают справку в обязательный пакет;
• судебные разбирательства, расчет алиментов;
• выход на новое место работы — новому работодателю справка помогает корректно рассчитать лимит по детским вычетам (450 000 руб. нарастающим итогом с 2025 года).

Срок выдачи — три рабочих дня с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Если говорить о ситуации, когда сотрудник увольняется, на практике бумага выдается в последний рабочий день вместе с остальными документами, не нужно ждать отдельного запроса.

Практичный момент: физлицо вправе скачать аналогичную справку самостоятельно — в личном кабинете на nalog.gov.ru или через Госуслуги. Но данные там появляются только после того, как налоговая обработает годовой 6‑НДФЛ, поданный работодателем. Крайний срок сдачи расчета — 25 февраля следующего года, однако обработка занимает дополнительное время: на практике сведения за 2026 год станут доступны ориентировочно к маю 2027 года. За текущий, еще не завершенный год получить справку через эти сервисы невозможно.

Именно поэтому сотрудники идут в бухгалтерию — и именно поэтому важно уметь формировать документ быстро и без ошибок.

Прежде чем формировать 2-НДФЛ в 1С: что стоит проверить

Документ справки — это витрина учетных регистров. Программа подтягивает данные из уже проведенных начислений, ведомостей и документов по вычетам. Если где-то допущена неточность, справка покажет ровно ту же неточность. Править цифры внутри самой справки бессмысленно: при нажатии кнопки «Заполнить» ручные правки затираются.

Поэтому порядок простой: сначала убедиться, что первичка корректна, и только потом переходить к формированию.

Начисления и выплаты

Первое, на что стоит обратить внимание до того, как сформировать 2-НДФЛ в 1С, — закрыты ли все месяцы за нужный период. Непроведенные или частично проведенные документы начисления — самая частая причина пустых строк в справке.

Что именно стоит проверить:

• все документы в разделе «Начисление зарплаты и взносов» за каждый месяц проведены и не содержат ошибок;
• ведомости на выплату соответствуют начислениям (выплата фактически прошла);
• коды доходов в настройках видов начислений указаны верно — именно они попадают в справку. С 01.01.2026 по приказу ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@ действуют новые коды: добавлены 1221, 1222, 1243, 2007 (единовременное поощрение при награждении госнаградами). Новые коды реализованы в обновлениях, выпущенных зимой 2025–2026 гг. Если ваша конфигурация обновлена позже декабря 2025 года — коды уже доступны. Проверить номер релиза можно через меню: «Справка» → «О программе»; при отсутствии нужных кодов достаточно установить очередное обновление с портала поддержки.

Для наглядной сверки удобны отчеты «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода» и «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). Они показывают доход, исчисленный и удержанный налог в разрезе месяцев и позволяют быстро обнаружить провалы.

Отдельный момент для организаций в районах Крайнего Севера и приравненных местностях: с 2026 года районные коэффициенты и процентные надбавки (в том числе в составе выплат по среднему заработку) облагаются НДФЛ обособленно от основного дохода — по двухступенчатой шкале 13 %/15 % (п. 6.2 ст. 210 НК РФ, Федеральный закон от 28.11.2025 № 425‑ФЗ).

Это влияет на разбивку доходов в справке по ставкам. В 1С:ЗУП корректный расчет требует включенного флага «Организация расположена в районах Крайнего Севера или приравненных местностях» в настройках учетной политики; в 1С:Бухгалтерия 3.0 аналогичная настройка может отсутствовать — уточняйте для вашего релиза на линии поддержки 1С.

Налоговые вычеты

Вычеты в справке формируются на основании двух документов: «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные) и «Уведомление налогового органа о праве на вычеты» (имущественные, социальные).

Стоит проверить:

• корректность дат начала и окончания предоставления вычета;
• наличие справки с предыдущего места работы — без нее программа не учтет доход, полученный до трудоустройства, и предоставит вычет сверх лимита;
• актуальность сумм: с 2025 года вычет на первого ребенка — 1 400 руб., на второго — 2 800 руб., на третьего и каждого последующего — 6 000 руб., предельный доход — 450 000 руб.

С 2025 года вычеты на детей предоставляются в беззаявительном порядке: отдельное заявление от сотрудника не требуется, достаточно подтверждающих документов в кадровом деле. Однако в 1С соответствующий документ «Заявление на вычеты» все равно вводится — без него программа не рассчитает льготу.

Также с 01.01.2026 введены новые коды вычетов: 333 и 334 (расходы на обучение в иностранных образовательных организациях) и 518. Они регистрируются в документе «Уведомление налогового органа о праве на вычеты» на вкладке «Социальные вычеты».

Удержанный НДФЛ

Классическая головная боль — расхождение между исчисленным и удержанным налогом. Если эти суммы не совпадают, справка покажет разницу, и у сотрудника возникнут вопросы.

Типичные причины расхождения:

• правки начислений «задним числом» после того, как ведомость на выплату уже проведена — налог пересчитался, а удержание прошло по старым суммам;
• ручные корректировки в регистрах без пересчета связанных документов;
• нарушение хронологии: межрасчетная выплата проведена раньше основного начисления за тот же месяц;
• перепроведение начислений при уже выплаченной зарплате.

Инструмент проверки — отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» в связке с регистром «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ». Если обнаружено расхождение, исправлять его следует в первичных документах (пересчитать, перепровести ведомость или ввести корректировку), а затем убедиться, что итоги сошлись, — и только после этого переходить к формированию справки.

Как в 1С сформировать справку 2-НДФЛ: пошаговая инструкция

Инструкция охватывает две конфигурации: 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0 и 1С:ЗУП 3.1. Логика формирования в них одинаковая, разница только в том, через какой раздел меню заходить.

Где в 1С справка 2-НДФЛ: расположение документа

В 1С:Бухгалтерия 3.0 путь зависит от релиза. Наиболее распространенный вариант: «Зарплата и кадры» → «2‑НДФЛ для сотрудников». В отдельных версиях та же точка входа называется «Справки о доходах (2‑НДФЛ) для сотрудников». Альтернативный путь — «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ», где справки располагаются в общем журнале вместе с уведомлениями и регистрами.

В ЗУП 3.1 маршрут немного другой: раздел «Налоги и взносы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Тем, кто привык пользоваться общим журналом в 1С, — где 2-НДФЛ тоже найдется через «Все документы по НДФЛ» в этом же разделе.

Откроется журнал с ранее созданными справками. Чтобы создать новую — жмите «Создать» в верхней панели.

Заполнение данных сотрудника в форме 2-НДФЛ в 1С 8.3

В открывшемся окне вы увидите три поля, от которых зависит результат:

Год. Здесь указывается налоговый период. Выбрали 2025 — получите справку за весь 2025 год (или его часть, об этом ниже).

Сотрудник. Выбираете из справочника конкретного человека. Программа сразу подгрузит из его карточки ИНН, паспортные данные, дату рождения и статус налогоплательщика — все это отобразится на вкладке «Личные данные». Если карточка заполнена небрежно (допустим, ИНН пустой или паспорт просрочен), на этапе проверки программа об этом напомнит. Править такие вещи следует именно в карточке физлица, а не пытаться вбить их напрямую в справку.

Дата. Сюда подставляется текущая рабочая дата с компьютера, но ее легко изменить вручную. И вот здесь кроется полезная хитрость: если поставить дату, допустим, 15 июля 2026 года при выбранном годе 2026, справка сформируется не за полный год, а за отрезок с 1 января по 15 июля. Именно так получится выполнить самый частый запрос: «справка для кредита в середине года».

Автоматическое заполнение: как сделать 2-НДФЛ в 1С за пару кликов

Как только сотрудник выбран, таблица доходов и налога заполняется сама. Если после этого вы что-то поправили в базе (провели забытую ведомость, пересчитали начисление), вернитесь в справку и нажмите «Заполнить» — цифры подтянутся заново.

Что отображается в документе:

• Вкладки по ставкам — 13%, 15%, 18%, 20%, 22%. До 2025 года большинство бухгалтеров видели максимум две вкладки; теперь из-за пятиступенчатой прогрессии их ощутимо больше. На каждой вкладке — помесячная таблица доходов с кодами и профессиональные вычеты.
• Правая часть формы — стандартные, социальные и имущественные вычеты.
• Внизу — итоги: совокупный доход, налоговая база, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.

По ссылке «Подписи» указывается, кто подпишет бумажный экземпляр — руководитель или уполномоченное лицо по доверенности.

Проверка данных в справке 2-НДФЛ в 1С 8.3

Перед печатью — кнопка «Проверить». Программа пробежится по всем полям и подсветит проблемные места: пустой ИНН, отсутствующий адрес, расхождение исчисленного и удержанного налога, неверный код дохода.

И вот здесь кроется самая частая ловушка: бухгалтер видит ошибку, исправляет цифру прямо в табличной части справки, сохраняет, печатает — и считает дело сделанным. А через неделю коллега открывает тот же документ, нажимает «Заполнить» (или программа перезаполняет его при обновлении) — и ручная правка бесследно исчезает.

Все изменения вносятся только в первичку: дату рождения — в карточке физлица, код дохода — в настройке вида начисления, суммы — через корректировку или перепроведение документов. Потом «Заполнить» в справке, потом «Проверить» — и только после этого печать.

Печать справки

Выберите в меню «Справка о доходах (2-НДФЛ)». На выходе — бланк по форме КНД 1175018, актуальной на сегодняшний день.

Подписывает документ руководитель или уполномоченное лицо. Ставить печать организации закон не обязывает: в самой форме по приказу ЕД-7-11/649@ графы «М.П.» нет, а ООО и АО еще с 2015 года вправе работать без круглой печати вовсе (Федеральный закон № 82-ФЗ). На практике некоторые банки по-прежнему просят оттиск — это их внутреннее требование, не подкрепленное нормативкой. Поставить печать при ее наличии — не нарушение, отказать в приеме справки без нее — самодеятельность конкретного менеджера.

Еще один способ выдачи — через сервис «1С:Кабинет сотрудника». Справка уходит работнику в электронном виде с подписью УКЭП организации и имеет полную юридическую силу.

Справка о доходах при увольнении: как оформить 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерии

При расторжении трудового договора справку о доходах выдают в последний рабочий день — вместе с трудовой книжкой (или СТД-Р), расчетным листком и выписками из отчетности. Формально п. 3 ст. 230 НК РФ привязывает выдачу к заявлению работника, однако на практике большинство работодателей включают справку в «увольнительный» пакет без отдельного запроса, и контролирующие органы такой подход поддерживают.

Технически формирование ничем не отличается от обычного порядка. Единственная особенность — в поле «Дата» ставится дата увольнения. Программа сформирует справку за период с 1 января по этот день включительно, и в документе отразятся только те доходы, которые были начислены в рамках указанного временного отрезка.

Что еще выдается сотруднику в день увольнения в 2026 году (помимо справки о доходах): трудовая книжка или СТД‑Р, расчетный листок, а также выписка из ЕФС‑1 по разделу «Сведения о трудовой деятельности» — она предоставляется в день прекращения трудового договора (ст. 66.1 ТК РФ). Выписку из раздела 3 РСВ (персонифицированные сведения о взносах) работодатель выдает по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней. Справка по форме 182н не выдается — она отменена с 2023 года (Федеральный закон № 237‑ФЗ от 14.07.2022).

Отдельный сценарий, о котором часто забывают: сотрудник уволился, а через два месяца ему начислили годовую премию по итогам отработанного периода. В этом случае справку придется сформировать заново — уже с учетом премии и с датой позже увольнения. Бывший работник вправе запросить обновленный документ, и работодатель обязан выдать его в течение трех рабочих дней.

Типичные ошибки при формировании справок 2-НДФЛ в 1С ЗУП и способы их устранения

Ниже — разбор ситуаций, с которыми я сталкиваюсь регулярно. Почти все они решаются не в оформлении непосредственно справки, а на уровне первичных документов и справочников.

Пустые поля ИНН, паспорта или адреса. Программа при проверке подсвечивает незаполненные реквизиты. Решение очевидное: открыть карточку физлица, внести данные, вернуться в справку и перезаполнить.

Исчисленный НДФЛ не совпадает с удержанным. Самая «болезненная» проблема. Обычно причина — правки задним числом: бухгалтер скорректировал начисление за прошлый месяц, налог пересчитался, а ведомость на выплату уже проведена со старой суммой.

Алгоритм: открыть отчет «Анализ НДФЛ по месяцам», найти месяц с расхождением, проверить хронологию документов и при необходимости перепровести ведомость или ввести корректирующий документ.

Доходы не подтянулись в справку. Первое, что стоит проверить, — проведены ли документы начисления за все месяцы периода. Второе — закрыт ли месяц (в 2-НДФЛ в 1С ЗУП данные берутся из регистров, которые обновляются именно при проведении). Третье — не «завис» ли документ в статусе черновика.

Неверный код дохода. Бывает, что премия попадает в справку с кодом 2000 (оплата труда) вместо 2002 (премия за производственные результаты). Причина — в настройке вида начисления указан некорректный код.

Исправляется там же: «Настройка» → «Начисления» → [выбираете нужный вид] → поле «Код дохода». После исправления — перезаполнение справки.

Вычет предоставлен сверх лимита или не предоставлен вовсе. Если в базу не внесены данные о доходе с предыдущего места работы, программа будет считать нарастающий итог только по текущей организации и превысит порог 450 000 руб. позже, чем следует. Обратная ситуация — вычет не применяется, хотя право есть: стоит проверить, введен ли документ «Заявление на вычеты» с корректными датами и кодами.

Ручные правки «слетели» после перезаполнения. Об этом я уже писала выше, но повторю: справка — зеркало регистров. Любые ручные вмешательства в табличную часть живут ровно до следующего нажатия кнопки «Заполнить». Все корректировки — только через первичку.

Устаревший релиз программы. Если на печать выходит форма прошлого года или программа не распознает новые коды доходов 2026 года (1221, 1222, 1243, 2007), причина одна — релиз не обновлен. Проверить текущую версию: «Справка» → «О программе». Рекомендация — обновляться хотя бы перед сдачей отчетности и при каждом изменении законодательства по НДФЛ.

Дубли физлиц в справочнике. Коварная ошибка: один и тот же человек заведен дважды (например, при приеме ошиблись в фамилии, создали новую карточку, а старую не удалили). Доходы «разъезжаются» по двум записям, и ни одна из справок не покажет полную картину. «Лечится» такая проблема объединением дублей через обработку «Объединение личных данных» (в ЗУП) или ручным переносом данных с последующим удалением лишней карточки.

Исправление уже выданной справки. Если работнику на руки попал документ с ошибкой — просто выдается новая, корректная справка; никакой процедуры «аннулирования» на бумаге не предусмотрено. Если же ошибочные данные уже ушли в налоговую в составе годового 6-НДФЛ, подается уточненный расчет с корректирующей (или аннулирующей) справкой. Здесь есть мотивация не затягивать: по ст. 126.1 НК РФ штраф за каждый документ с недостоверными сведениями — 500 руб., но при самостоятельном исправлении до момента обнаружения инспекцией санкции не применяются.

FAQ

Действует ли справка 2-НДФЛ в 2026 году?

Формы с таким названием не существует с 2021 года. Действующий документ — «Справка о доходах и суммах налога физического лица» по форме КНД 1175018 (Приложение № 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). При этом название «2-НДФЛ» осталось и в обиходе, и в интерфейсе 1С, и в требованиях банков — так что путаницы бояться не стоит: когда у вас просят «2-НДФЛ», имеют в виду именно эту справку.

За сколько лет работодатель обязан выдать справку?

Прямого ограничения в Налоговом кодексе нет — справка выдается за любой период, по которому сохранились данные. Практический предел задает срок хранения: документы по НДФЛ хранятся пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Лицевые счета и документы по личному составу — 50 лет (если оформлены с 2003 года). За периоды старше пяти лет разумнее направить человека в личный кабинет на nalog.gov.ru или напрямую в инспекцию.

Обязательна ли печать на справке?

Нет. В форме по приказу ЕД-7-11/649@ реквизита «М.П.» не предусмотрено, а ООО и АО с 2015 года вправе работать без печати (Федеральный закон № 82-ФЗ). Достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Если банк настаивает на оттиске — это внутреннее требование кредитной организации, а не норма закона.

Получится ли сформировать справку за текущий, еще не закончившийся год?

Да. В поле «Дата» указывается нужная дата внутри года — и справка охватит период с 1 января по этот день. Через личный кабинет на nalog.gov.ru или Госуслуги за текущий год получить справку невозможно: данные там появляются после обработки налоговой годового 6‑НДФЛ — как правило, к весне следующего года (за 2026 год — ориентировочно после 01.05.2027).

Сотрудник уволился год назад и просит справку. Выдавать?

Да. Обязанность по п. 3 ст. 230 НК РФ привязана к статусу налогового агента за период выплаты дохода, а не к текущим трудовым отношениям. Срок — три рабочих дня с момента получения заявления. В 1С бумага формируется в стандартном порядке: выбирается нужный год и сотрудник.

Как получить справку, если работодатель ликвидирован?

Через личный кабинет налогоплательщика на nalog.gov.ru (раздел «Доходы» → «Справки о доходах») либо по запросу в налоговую инспекцию. Данные хранятся у ФНС независимо от судьбы организации. Единственное ограничение — доступны только те годы, по которым ликвидированная компания успела сдать отчетность.

Допускается ли выдача в электронном виде?

Способ выдачи законом не регламентирован — работодатель определяет его самостоятельно. Электронный документ с УКЭП юридически равнозначен бумажному. Однако банки и госорганы нередко просят бумагу, поэтому по умолчанию безопаснее выдавать именно бумажный экземпляр, а электронный — по согласованию с работником.

Зачем новому работодателю справка с прежнего места?

Формально приносить ее работник не обязан. Но без этих данных новый работодатель не сможет корректно рассчитать нарастающий доход и определить момент, когда лимит по детским вычетам (450 000 руб.) будет превышен. Позиция контролирующих органов: при отсутствии справки вычет предоставляется с месяца поступления подтверждающих документов, а за предшествующие месяцы не «доначисляется» (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ).

Чем справка для работника отличается от Приложения № 1 к 6-НДФЛ?

Основание выдачи: п. 3 ст. 230 НК РФ (для работника) против п. 2 ст. 230 (для ИФНС). Получатель: физлицо против налоговой инспекции. Периодичность: по запросу против одного раза в год. В «налоговом» приложении есть раздел о неудержанном налоге и номер справки с признаком — в справке для работника структура проще. В 1С это два разных объекта, и путать их между собой — одна из самых распространенных ошибок.

Почему суммы в справке не совпадают с тем, что сотрудник получил на карту?

В справке отражается начисленный доход до удержания налога, а не «чистая» сумма на руки. Кроме того, часть выплат вовсе не попадает в справку — например, суточные в пределах норм или необлагаемая часть материальной помощи (до 4 000 руб. в год). Плюс расхождение по методу: доход учитывается по дате получения согласно НК РФ, а не по дате фактического зачисления денег на счет.

Обнаружили ошибку в уже выданной справке — что делать?

Работнику просто выдается новая корректная справка — отзывать или «аннулировать» прежний экземпляр не требуется. Если ошибочные сведения уже ушли в ИФНС, подается уточненный 6-НДФЛ с корректирующей справкой. При самостоятельном исправлении до обнаружения инспекцией штраф по ст. 126.1 НК РФ (500 руб. за документ) не применяется.

Справка о доходах — один из тех документов, которые запрашивают часто и всегда срочно. Но если учет НДФЛ в базе ведется аккуратно — закрыты все месяцы, вычеты оформлены вовремя, ведомости проведены в правильной хронологии — весь процесс сводится к трем действиям: создать, заполнить, распечатать. Регулярная сверка через отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» и своевременное обновление релиза снимают абсолютное большинство проблем еще до того, как сотрудник появится на пороге бухгалтерии. Я подробно разобрала, как в 1С сделать справку 2-НДФЛ — от подготовки базы до печати готового документа — и надеюсь, что теперь этот процесс будет занимать у вас не больше пары минут.

Если вы сталкивались с нестандартными ситуациями при формировании справки или хотите поделиться собственными лайфхаками — пишите в комментариях, разберем вместе.