По закону все заказы в интернет-магазинах должны совершаться с использованием кассовых аппаратов. Онлайн-касса для сайта нужна для создания бумажных и электронных чеков, формирования отчетов и передачи информации о продажах оператору фискальных данных и далее — в ФНС.
Принцип работы онлайн-касс
Чтобы передавать данные в налоговую службу, оборудование всегда должно быть подключено к интернету. Принцип работы онлайн-кассы следующий:
- Оплата покупки клиентом наличными, электронными деньгами, банковской картой.
- Занесение данных о транзакции в накопитель кассового оборудования (ФН – фискальный накопитель).
- Шифрование информации в накопителе.
- Отправка данных на главный сервер оператора фискальных данных.
- Проверка информации ОФД и если все корректно, то формирование фискального признака (кода).
- Направление уникального фискального признака в кассу.
- Формирование чека (электронного или бумажного) в кассовом аппарате с уникальным кодом.
- Выдача чека покупателю (или отправка его по электронной почте).
- Отправка данных об операции в ФНС.
Используя информацию из чека, покупатель может просмотреть сведения о покупке на сайте ОФД или ФНС и сравнить их. Если будут несоответствия, можно подать претензию.
Типы онлайн-касс для интернет-магазинов
Для разных видов бизнеса используют определенные типы онлайн-касс. Основной признак, по которому они различаются, — это организация процесса продажи. Для реализации товаров или услуг только через интернет, при совмещении онлайн и оффлайн торговли, при наличии пунктов выдачи заказов и курьера нужны разные комплекты кассового оборудования.
Облачные онлайн-кассы
Суть облачной кассы в том, что владельцу интернет-магазина не нужно покупать оборудование для формирования чеков, а достаточно арендовать фискальный накопитель и кассовый аппарат в виде компьютерной программы в дата-центре поставщика услуги. Программа подключается к сайту и на каждый заказ с него покупателю отправляется по почте или телефону электронный чек. Данные о платежах поступают на физический фискальный накопитель, находящийся в дата-центре, а с него — в ФНС.
Плюсы таких онлайн-касс — отсутствие зависимости от электроснабжения, необходимости нанимать кассира и выделять место в офисе для оборудования, а также следить за его работоспособностью. В личном кабинете удобно вести аналитику и учет, управлять процессами закрытия и открытия рабочей смены. Но чеки в облачных кассах не оформляются на бумаге, что является их минусом. Услугу аренды виртуальной кассы предлагают производители оборудования (Nanokassa, «Рарус» и др.), а также банки и другие компании, например, облачная касса Ferma от «Альфа-Банк».
Пример облачной кассы
Единая касса для сайта и пункта выдачи
Этот вариант подходит для создания электронных и бумажных чеков, так как в комплект оборудования входят:
- интегрированный с сайтом кассовый аппарат, который устанавливается в пункте выдачи заказов или в оффлайн-магазине;
- облачный модуль для безналичных расчетов только на сайте интернет-магазина.
Плюсы такого решения — возможность использовать один кассовый аппарат для нескольких магазинов, пунктов выдачи и сайтов. Единая касса легко интегрируется с популярными CMS.
Обычная онлайн-касса, интегрированная с сайтом
Законом также разрешается использовать одну кассу для традиционной и электронной торговли. Для этого нужен физический кассовый аппарат, который можно подключить к сайту. Его также нужно интегрировать с системой оплаты и расчетным счетом. Недостаток такого варианта — сложность интеграции для некоторых платформ и высокая стоимость техники. Он подходит магазинам, работающим преимущественно оффлайн, но с возможностью заказа товаров онлайн. Для онлайн-бизнеса, не имеющего магазинов традиционного формата, такое решение не рекомендуется.
Как подключить онлайн-кассу: порядок действий
Для подключения онлайн-кассы необходимо оборудование, которое можно получить двумя способами:
- купить — выгодно для долгосрочных проектов, но за состоянием техники придется следить самостоятельно;
- арендовать — удобно для маленьких или новых проектов, так как дешевле покупки, но при успешном развитии становится невыгодно, а в случае закрытия бизнеса платить все равно придется, если так указано в договоре.
Порядок подключения одинаков для всех вариантов.
1. Покупка или аренда кассового аппарата
При выборе аппарата для покупки или аренды нужно проверить, включена ли понравившаяся модель в реестр налоговой службы ККТ. Также важные параметры оборудования — это возможность подключения нескольких интернет-магазинов и вспомогательных устройств (штрих-код, сканер и др.), интеграция с популярными API и CMS.
Проверка модели в реестре
2. Получение ЭЦП
На каждом фискальном документе ставится сертифицированный закрытый код (электронная цифровая подпись), который определяет принадлежность этой подписи конкретному ИП или организации. Кроме подтверждения авторства, ЭЦП защищает документы от подделки и используется для регистрации онлайн-кассы в налоговых органах, замены фискального накопителя, снятия аппарата с учета, внесения изменений в регистрационные данные. Для работы с онлайн-кассами используется усиленная квалифицированная ЭЦП, которую получают в удостоверяющих центрах, включенных в реестр Минкомсвязи.
Находим список удостоверяющих центров
3. Регистрация в налоговой
Этот шаг зависит от типа оборудования. Для облачной кассы доступна регистрация онлайн. Для этого нужно иметь личный кабинет на сайте ФНС, в котором есть инструкция по внесению кассы в базу службы. Для других типов касс также доступна регистрация онлайн, но есть и второй вариант — посетить налоговую службу лично.
4. Договор с ОФД
Для передачи фискальных данных необходимо выполнение двух обязательных условий — наличие доступа к интернету и заключенное соглашение с оператором фискальных данных (ОФД), аккредитованным ФНС. Без заключения такого договора работа кассы невозможна.
10 онлайн-касс для интернет-магазина
Онлайн-кассу для интернет-магазина нужно подбирать с учетом особенностей бизнеса и рассматривать ее общие характеристики — скорость печати чека, возможность быстрой замены цен, ассортимента и формирования электронных и бумажных документов. Также важны: время автономной работы устройства, объем памяти, функционал кассовой программы, техническая поддержка и интеграция с необходимыми сервисами и системами. Мы отобрали десятку лучших онлайн-касс с хорошим функционалом, доступной ценой и дополнительными услугами.
1. ЕКАМ
Система товарного и складского учета предлагает онлайн-кассу для интернет-магазина в собственность (кассовая программа «ЕКАМ.Чеки» и прибор «Смартпос мини») или в аренду (фискальный накопитель, облачная касса и «ЕКАМ.Чеки»). Кроме автоматического формирования чеков и одновременного использования для точек розничной торговли и интернет-продаж, она имеет следующие функции и возможности:
- синхронизация с системой учета товаров;
- интеграция с платежными системами, сайтом магазина и другими сторонними сервисами;
- мобильное приложение со считыванием QR-кодов (необходимо для работы курьеров);
- настройка разных вариантов оплаты;
- единая касса для сайта и пункта выдачи;
- быстрое подключение и помощь в регистрации кассового аппарата в налоговых органах;
- аналитика продаж и контроль работы кассиров.
Программа соответствует требованиям закона, ее обновления доступны всем клиентам бесплатно. Стоимость облачной кассы — от 1840 рублей в месяц. Есть возможность интеграции с CMS «1С-Битрикс», Tilda, WordPress, InSales, OpenCart, MODX, CS-Cart, Megagroup.
ЕКАМ
2. «Рарус»
Этот вариант облачной кассы подойдет интернет-магазинам, которые принимают платежи на сайте и осуществляют доставку товаров курьером. Возможности сервиса — регистрация кассы в налоговой службе, регулярные обновления программного продукта, услуги ОФД, подключение оборудования и настройка его работы. Особенность — бесплатное приложение для работы курьера. Сотрудник просто загружает его на смартфон, потом формирует чеки в мобильном приложении и пробивает их с телефона.
Стоимость аренды кассы для формирования чеков — от 1980 рублей в месяц, а накопителя фискальных данных — 5880 рублей за 11 месяцев. Информация хранится на серверах надежного дата-центра. Подключить оборудование можно к сайтам, работающим на разных движках, включая распространенные WordPress, Drupal, Joomla, MogutaCMS и «1С-Битрикс».
«Рарус»
3. LIFE PAY
Онлайн-касса — это универсальный вариант, подходящий для продаж через интернет, розничной торговли и доставки заказов курьером. Ее возможности:
- сбор фискальных данных со всех торговых точек бизнеса, зарегистрированного на одного ИП или ООО;
- автоматическое формирование и отправка чеков покупателям и в налоговую службу;
- интеграция популярными движками и другими сервисами.
Для подключения системы оставляют заявку на сайте. Сотрудники сервиса помогают быстро подключить оборудование, настроить его работу, создать личный кабинет, получить ЭЦП, заключить договор с ОФД. Тарифы отличаются для разных комплектов оборудования. Покупка кассы с фискальным накопителем — 19450 руб. и более, а стоимость обслуживания оборудования в месяц составляет 500 рублей. Аренда фискального накопителя стоит от 8490 рублей в год, а кассы — от 2500 рублей.
Онлайн-касса LIFE PAY
4. CloudKassir
для интернет-магазинов, курьеров и такси, работает с любыми платежными системами и имеет следующие особенности:
- ручное и автоматическое формирование чеков;
- работа с маркированными товарами;
- аналитика, отчеты по транзакциям и чекам;
- интеграция с CMS с помощью дополнительных модулей или по API.
Аренда кассы в месяц без фискального накопителя (ФН) обойдется от 3500 рублей, при этом бесплатно доступны услуги обслуживания ОФД, регистрации в ФСН и круглосуточная поддержка персонального менеджера. Стоимость ФН — от 6990 рублей за 15 месяцев.
Для подключения сервиса нужно заполнить анкету, получить номер кассового аппарата и фискального накопителя, а также пройти процедуру регистрации оборудования. На всех этапах этого процесса можно получить помощь сотрудников платформы.
Онлайн-касса CloudKassir
5. «Модуль Касса»
отлично подходит бизнесу с магазинами, работающими с курьерской доставкой и самовывозом. Цена начального тарифа на месяц с одной кассой, работой с маркировкой и формированием чеков — от 1600 рублей. Расширенный тариф дает возможность работать с курьерами, а также доступ к отдельной линии службы поддержки. Фискальный накопитель покупается отдельно — от 9500 руб. на 15 месяцев.
Возможности онлайн-кассы:
- интеграция с популярными учетными программами и сервисами;
- мобильное приложение для курьеров;
- статистика продаж и учет товаров;
- оплата заказов по QR-коду и через эквайринг.
Готовые модули позволяют быстро подключить систему к сайтам, работающим на разных движках. Для запуска онлайн-кассы нужно оставить заявку на сайте сервиса.
«Модуль Касса»
6. «Атол Онлайн»
Касса работает по принципу аренды облачного оборудования. Клиент может заказать необходимое количество касс, которые будут круглосуточно создавать электронные чеки и отправлять данные о платежах в ОФД и на почту покупателя. Особенность сервиса — бесперебойная работа с любыми нагрузками в секунду и максимальный уровень безопасности данных.
Возможности оборудования не ограничиваются формированием расчетных документов и автоматической отправкой информации о платежах в налоговые органы. Онлайн-касса совместима с распространенными системами учета и движками сайтов. Она работает с популярными платежными агрегаторами Robokassa, «Сбербанк», «Тинькофф». Система имеет функцию ведения статистики и отчетности, а также удобного контроля услуг и платежей.
Аренда техники по базовому тарифу в месяц составляет 1700 рублей, а цена фискального накопителя — от 6900 рублей. Для начала работы нужно создать личный кабинет, оплатить выбранный тариф и выполнить стандартную процедуру регистрации онлайн-кассы. Подробнее .
«Атол Онлайн»
7. «Инитпро касса»
подключается к любому интернет-магазину и выдает чеки за каждый заказ в автоматическом режиме. Ее функционал можно оценить бесплатно, оставив заявку с запросом на сайте. Аренда облачной кассы включает в себя также подключение к ОФД, регистрацию личного кабинета с аналитикой и отчетностью, обслуживание и замену фискального накопителя. Плюс сервиса в сокращении издержек путем автоматизации мониторинга работы точек, отслеживания продаж, составления отчетов и графиков платежей и других бизнес-процессов.
Минимальная цена — 990 рублей в месяц за кассовый аппарат без накопителя. Стоимость ФН — 6900 рублей за 13 мес. и 10,5 тысяч рублей за 3 года использования. Клиентам также доступна услуга подключения онлайн-кассы «под ключ», которая стоит 1750 рублей.
Онлайн-касса Инитпро
8. Orange Data
Арендовать онлайн-кассы для разных сфер бизнеса предлагает . Плюсы и особенности сервиса следующие:
- автоматическое формирование платежных документов для покупателей и налоговых органов;
- интеграция с банками, платежными системами, движками интернет-магазинов и другими полезными сервисами;
- равномерное распределение нагрузки на фискальный накопитель;
- размещение аппаратуры в надежном сертифицированном дата-центре.
Платформа дает возможность подключить систему дистанционно и в таком же формате обслуживать и ремонтировать технику. Цена месячной аренды кассы составляет 2000 рублей, ФН — 9000 рублей за 15 месяцев и 13500 рублей за 3 года использования.
Онлайн-касса Orange Data
9. ArsenalPay
При подключении сервиса все платежи интернет-магазина проходят через эту онлайн-кассу. Чек по каждому заказу отправляется на электронную почту покупателя, а данные о нем поступают в ОФД, откуда передаются в налоговую службу. В личном кабинете собираются сведения обо всех операциях. В чеках указаны данные, требуемые в соответствии с законом 54 — ФЗ.
Онлайн-касса подходит для принятия платежей не только в интернет-магазинах, но также в мессенджерах. За аренду оборудования нет абонентской платы, также его не нужно покупать в собственность. Особенность — способ оплаты. Сервис берет 2,6% с каждого успешного чека в качестве комиссии. Если рассматривать бизнес с продажами на 1 миллион рублей в год, тогда экономия составит порядка 30 тысяч рублей.
Онлайн-касса ArsenalPay
10. «Бизнес.ру»
Это большая платформа с предложениями для бизнеса разного уровня, масштаба и сфер. На сайте можно , подходящий по функционалу и цене для интернет-магазинов, продажи товаров или услуг в социальных сетях, розничных точках, для курьерской доставки. Кассу можно купить или арендовать.
Удобное предложение — кассовое оборудование для интернет-магазина «под ключ». В него входит поставка кассы, регистрация в ФНС и получение ЭЦП в соответствии с правилами 54 — ФЗ. Также можно подключить уже имеющуюся кассу и использовать один аппарат для торговли через интернет и розничные точки. Если сложно подобрать решение из предлагаемых сервисом, то можно воспользоваться формой для определения подходящего варианта в 3 клика — указать тип сайта, используемую платежную систему и предполагаемый объем продаж в сутки.
Минимальные тарифы:
- аренда — от 1500 рублей за облачную кассу;
- настройка оборудования — 2000 рублей разово;
- покупка ФН — от 6990 руб. за 15 месяцев;
- покупка кассы — 6000 руб.
Особенности работы всех онлайн-касс платформы следующие:
- автоматическое создание чеков и отправка их клиентам по почте или sms;
- подключение распространенных платежных систем;
- работа с маркированными товарами;
- бесплатная кассовая программа, совместимая с большинством типов торгового оборудования;
- мобильное приложение «Онлайн-Чеки Мониторинг».
Для подключения сервиса нужна простая регистрация и оплата выбранного тарифа.
Платформа «Бизнес.ру»
Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса
Не все интернет-магазины обязаны устанавливать онлайн-кассу для продажи своих товаров. Исключения составляют:
- сайты, которые работают по безналичному расчету и продают услуги или товары только ИП и юридическим лицам — если оплата переводится с расчетного счета юридического лица на счет интернет-магазина, не используя наличные деньги и карты;
- сайты, продающие услуги/товары через курьерские службы — чек покупателям выдают курьеры, а не интернет-магазин, поэтому и кассовое оборудование сайту не нужно.
Также законом (N 54 -ФЗ, 2 статья, 2.1. пункт) разрешено не использовать онлайн-кассу сайтам, товары/услуги на которых продают ИП, использующие патентную систему налогообложения. Но без ККТ могут работать не все ИП этой категории, а только работающие в определенных сферах.
