Обсудим ваш проект?
Отправить заявку
Интернет-маркетинг,
который даёт результат
Россия: 8 (800) 775-63-20
Отправить заявку

Создаем корпоративную почту: условия и инструкция по настройке в популярных почтовых сервисах


Просмотров:
1464
Время на прочтение:
Статья обновлена:
4 Сентября 2020
Информация о статье
Просмотров: 1464
Время на прочтение:
Статья обновлена: 04.09.2020
Дарья Иванова, редактор
Анастасия Остроухова, руководитель отдела интернет-маркетинга
Дарья Иванова, редактор
Анастасия Остроухова, руководитель отдела интернет-маркетинга

Email, привязанный к домену вашей компании – это корпоративная почта, например: info@domain.com. Предлагаем рассмотреть достоинства таких почтовых ящиков и разобраться, как создать корпоративную почту: условия и алгоритмы настройки в Яндексе, Gmail и Mail.ru.

Преимущества почты с корпоративным доменным именем

Почтовый ящик на собственном домене имеет массу преимуществ перед почтовыми ящиками, зарегистрированными на бесплатных почтовых доменах вроде @mail.ru или @ya.ru.

Среди главных достоинств корпоративной почты можно выделить:

  • Возможность создания привлекательного, запоминающегося адреса с именем домена компании в названии.
  • Вы можете создавать сколько угодно почтовых ящиков с необходимыми вам адресами, к примеру, для каждого сотрудника компании с названием его должности.
  • Повышение узнаваемости компании, бренда. Потенциальные клиенты, партнеры и другие адресаты, получая письмо с вашей корпоративной почты, будут видеть ее доменное имя, то есть название компании, бренда, что приводит к повышению узнаваемости.
  • Повышение уровня доверия клиентов. Письма, отправленные почтой с названием бренда в адресе вызывают намного больше доверия, чем письма с обычного email.
Корпоративная почта – обязательный атрибут любой серьезной компании, поэтому если у вас ее еще нет, обязательно исправьте это упущение.

Как открыть и настроить корпоративный email: немного теории

Корпоративную почту можно сделать в разных почтовых сервисах, самые популярные из которых Yandex, Gmail и Mail.ru.

Для того чтобы создать и настроить почту на собственном домене в любом почтовом сервисе нужно пройти 5 шагов:

  • указать и подтвердить имя сайта;
  • добавить MX-записи;
  • внести SPF-записи;
  • прописать DKIM-подписи;
  • добавить пользователей.

Запись MX представляют собой запись в DNS (система доменных имен) для маршрутизации почты. Она необходима для того, чтобы указать, куда именно (на какой сервер) направлять сообщения.

Запись SPF защищает электронную корреспонденцию компании от подделки. Выглядит это следующим образом: в записи отправителя вносятся IP-адреса тех серверов, которые обладают правом отправки писем с вашего домена. Сервер, принимающий от вас сообщения, проверяет их по SPF-записи и, при обнаружении отправки с неразрешенного сервера, блокирует такое сообщение.

Подписи DKIM повышают доставляемость email-сообщений. В письмо добавляется цифровая подпись, привязанная к домену отправителя. Принимающий сервер читает ее и сравнивает с «черными списками».

Инструкции по созданию почты

Как мы уже говорили, наиболее часто компании регистрируют почту Yandex, Gmail, Mail.ru. Рассмотрим подробнее алгоритмы создания и настройки корпоративных почтовых ящиков в этих сервисах.

Создаем и настраиваем корпоративный email на Яндексе

Корпоративная почта на Yandex очень популярна не только в России, но и в странах СНГ благодаря тому, что она удобная, функциональная, регистрируется и используется бесплатно.

Используется сервис «Яндекс.Коннект». Есть возможность открыть до 1000 почтовых ящиков с нелимитированным размером на бесплатной основе (возможно увеличение по заявке). С почтой от Яндекса вы получаете:

  • антиспам и защиту от вирусных программ;
  • пространство для хранения данных (на каждого пользователя) – 10 гигабайт с возможностью увеличения в процессе использования;
  • messenger с web-версией приложений для всех популярных операционных систем (Windows, macOS, Андроид и iOS);
  • календарь;
  • платформа для управления проектами и задачами компании;
  • online-сервис для создания своей базы знаний.

С письмами можно работать с любого устройства.

Создание корпоративного почтового ящика в этом сервисе состоит из пяти этапов.

№ 1. Подключаем домен

Для этого нужно войти со своей учетной записи в Почту Yandex, перейти в «Яндекс.Почта для домена», ввести доменное имя и кликнуть по кнопке «Подключить бесплатно».

Яндекс.Почта для домена
Яндекс.Почта для домена

№ 2. Подтверждаем имя сайта

У вас есть возможность подтвердить домен одним из трех предложенных способов: «Метатег», «DNS-запись» и «HTML-файл». Более подробно распишем ситуацию, когда права на имя сайта подтверждаются при помощи записи DNS.

Копируем значение, которое определит система.

Подтверждение через «DNS-запись»
Подтверждение через «DNS-запись»

В вашей панели управления доменом делаем новую запись TXT и ставим значение, которое было скопировано ранее. Ждем применения изменений для вашего домена и запускаем проверку (по времени это может занимать до 72 часов). 

№ 3. Добавляем записи MX

Заходим в «Профиль организации» переходим в «Управление DNS»  и копируем запись MX.

Копируем запись MX
Копируем запись MX

Заходим в панель управления DNS домена, делаем новую запись MX, вставляем значение, которое мы скопировали ранее.

Создание новой записи  MX
Создание новой записи MX

№ 4. Добавляем записи SPF

В панели управления доменом создаем TXT-запись, которая должна выглядеть так:

 TXT-запись
TXT-запись

№ 5. Добавляем DKIM-подписи

Для того чтобы добавить такую подпись для имени вашего ресурса, заходим в Почту, открываем вкладку «DKIM-подписи», копируем значение, которое там указано.

Добавляем DKIM-подписи
Добавляем DKIM-подписи

Далее заходим в панель управления DNS вашего домена, создаем новую TXT-запись и вставляем скопированное ранее значение подписи.

Создание новой TXT-записи
Создание новой TXT-записи

Записи будут обновлены в течении трех суток, и ваши письма начнут отправляться с указанной DKIM-подписью.

Создаем корпоративный email на G Suite

Gmail входит в пакет инструментов G Suite. Этот почтовый сервис не бесплатный. Каждый новый пользователь обойдется, минимум, в 5,4 дол. (тарифный план G Suite Basic). Бесплатный тестовый период – две недели.

Работая с Gmail, вы будете иметь возможность удаленно управлять мобильными устройствами (принудительная блокировка экрана, запрос пароля для удаления данных). Эта функция очень полезна в тех случаях, когда утеряно устройство с важными данными компании.

Вы сможете просматривать сообщения и сохранять черновики оффлайн, не имея доступа к Сети, добавлять новых пользователей или производить удаление уже существующих, создавать группы, настраивать дополнительную защиту, к примеру, аутентификацию в два этапа.

С корпоративным почтовым ящиком на Gmail вы получите:

  • большое количество места, где сможете хранить письма и вложенные файлы (30 гигабайт);
  • интеграцию с виртуальным офисом «Google Docs»;
  • возможность устанавливать специальные программные модули (плагины) для улучшения функционала Gmail;
  • удобные сервисы для совместной работы с документацией;
  • мобильные приложения для операционных систем Android и iOS.

Одно из самых значимых достоинств Google Apps для бизнеса – интеграция сервисов друг с другом. Это помогает сотрудникам максимально качественно взаимодействовать. Во многом, именно по этой причине, несмотря на предусмотренную плату за подключение, многие компании выбирать почту Gmail.

За долгое время работы на рынке Google доказал, что он предоставляет очень удобный, функциональный почтовый сервис для бизнеса и завоевал доверие многих компаний. 

Создание корпоративного email на основе сервисов Google выглядит следующим образом:

№ 1. Добавляем доменное имя

Заходим в G Suite и нажимаем «Начать здесь».

G Suite
G Suite

Указываем информацию о компании. В пошаговом мастере настройки корпоративного почтового ящика вначале нужно предоставить информацию о компании.

Заполнение информации о компании
Заполнение информации о компании

Прописываем ФИО администратора аккаунта, адрес электронной почты.

Контактные данные
Контактные данные

Указываем имя сайта.

Вносим имя сайта
Вносим имя сайта

№ 2. Подтверждаем права на домен

Вы можете подтвердить права на имя сайта в Google Suite четырьмя способами: «TXT-запись», «Метатег», «MX-запись», «HTML-файл». Мы расскажем, как подтвердить имя сайта на примере добавления «MX-записи».

Удаляем все старые mail exchange записи в DNS панели управления вашим доменом.

Создаем новые записи MX в панели управления системы доменных имен, копируем значение, которое предлагает Google Suite, и вставляем их в созданные нами записи MX.

Сохраняем добавленные записи MX в панели DNS домена, запускаем подтверждение права собственности на имя ресурса и настройку email в панели подтверждения домена.

Запись MX
Запись MX

№ 3. Добавляем записи SPF

В панели DNS домена создаем TXT-запись со следующим значением:

Создание TXT-записи
Создание TXT-записи

№ 4. Добавляем подписи DKIM

В консоли администратора Google Suite переходим в аутентификацию email. Выбираем домен и создаем новую запись.

Консоль Google Suite
Консоль Google Suite

В окне, которое появиться, выбираем по умолчанию длину ключа и префикс и кликаем «Создать».

Создание новой записи
Создание новой записи

Копируем сгенерированное значение и переходим в DNS панель домена компании.

Копирование записи ТХТ
Копирование записи ТХТ

В панели DNS создаем запись TXT и вставляем то, что скопировали.

Создаем запись TXT в панели DNS
Создаем запись TXT в панели DNS

Заходим в настройки Gmail и начинаем аутентификацию.

 Аутентификация в настройках Gmail
Аутентификация в настройках Gmail

Проверяется запись не более двух суток.

Корпоративная почта на Mail.ru

Почта Mail.ru входит в пакет услуг сервиса «Mail.ru для бизнеса». Почтовый ящик можно открыть и использовать бесплатно. Создав корпоративную почту Mail.ru, вы получите инструменты для редактирования документации, messenger, интеграцию с облачными хранилищами данных, календарь, приложения для Android и iOS, а также:

  • возможность открыть до 5 тысяч дополнительных почтовых ящиков с неограниченным объемом;
  • антивирусную защиту;
  • возможность одновременно работать в нескольких аккаунтах;
  • интеграцию с облачным хранилищем данных;
  • календарь;
  • функцию предварительного просмотра и редактирования офисной документации;
  • возможность подключить уведомления в виде SMS о поступающих на почту письмах;
  • адаптацию под мобильные устройства;
  • поддержку популярных почтовых клиентов.

Если вы решили создать почту для своей компании на Mail.ru, вам нужно войти в свою учетную запись и подключить домен на «Mail.ru для бизнеса».

№ 1. Подтверждаем домен

DNS-проверка – самый простой вариант подтверждения права собственности на имя вашего ресурса. Копируем предложенное сервисом значение. Создаем новую TXT-запись в DNS-панели управления домена, вставляем скопированное значение.

Подтверждаем домен на «Mail.ru для бизнеса»
Подтверждаем домен на «Mail.ru для бизнеса»

Далее кликаем «Подтвердить».

№ 2. Добавляем записи MX

В DNS-панели создаем новую запись MX и копируем предложенные сервисом значения. Добавляем их и проверяем все записи.

Добавление записи MX
Добавление записи MX

Записи могут обновляться на протяжении нескольких часов. Если все сделано правильно, система сообщит вам об этом:

Подтверждение настройки МХ -записей
Подтверждение настройки МХ -записей

№ 3. Настраиваем записи SPF

В панели управления DNS создаем TXT-запись, которая должна выглядеть следующим образом:

Настройка записи SPF
Настройка записи SPF

№ 4. Добавляем DKIM-записи

Копируем значения DKIM-записи, предложенные сервисом. Далее создаем в панели управления DNS домена новую TXT-запись и вставляем ранее скопированное значение.

Добавление DKIM-записи
Добавление DKIM-записи

Мы рассказали вам о самых популярных почтовых сервисах, их преимуществах и алгоритмах создания корпоративной почты в каждом из них. Если резюмировать все вышесказанное, то для создания любой корпоративной почты вы должны:

  • Определиться с почтовым сервисом. В первую очередь, оцените удобство интерфейса, функциональность, инструментарий, стоимость. В Yandex и Mail.ru вы сможете создать почту бесплатно. За корпоративный Gmail придется заплатить.
  • Добавить домен и подтвердить, что он принадлежит именно вам. Эта процедура необходима для того, чтобы удостовериться, что вы имеете права на указанное вами доменное имя.
  • Добавить «MX-запись». Такие записи указывают на сервера, обрабатывающие почту.
  • Добавить «SPF-запись». Данная запись определяет перечень серверов для отправки корреспонденции от имени домена.
  • Прописать «DKIM-подпись». Повышает доставляемость писем.

Имея корпоративную почту, вы получите уникальные адреса с именем компании, возможность создавать почтовые ящики для отделов, подразделений, отдельных специалистов, а также сделаете ваш бренд более узнаваемым, повысите уровень доверия к вашей компании, улучшите показатель доставляемости писем.

На сегодняшний день сложно представить эффективную коммуникацию в бизнесе без электронной почты. Даже при наличии большого количества мессенджеров и прочих подобных решений, email по-прежнему самый актуальный инструмент для ведения деловой переписки.

Увеличим ваши продажи через интернет!
Разрабатываем и поддерживаем сайты. Приводим на сайт целевой трафик с помощью SEO и рекламы. Увеличиваем конверсию сайтов. Имеем успешные кейсы увеличения продаж интернет-магазинов, медицинских центров, производителей, застройщиков, автоцентров, интернет-сервисов и пр. В команде 33 специалиста.

в топ-10 в SEO глазами клиентов 2014, 2016, 2017

В ТОП-10
«SEO глазами клиентов»

19 место
В топ-100 perfomance-агентств России

9 место в Топ-100 SEO-компаний России

9 место
В топ-100 SEO-
компаний России

1 место
Рейтинг агентств контекстной рекламы Новосибирска

Золотая сотня
Российского Digital

Сертифицированное агентство Яндекс 2020