Корпоративная почта — email, привязанный к домену компании. Выглядит она таким образом: info@domain.com. В этой статье мы рассмотрим преимущества корпоративных почтовых ящиков и разберемся в условиях и алгоритмах их настройки в популярных почтовых сервисах.
Рейтинг сервисов для создания корпоративной почты
| Название сервиса | Возможности | Рейтинг | Стоимость |
|---|---|---|---|
|
1. Mail.ru |
Корпоративная почта, мессенджер, календарь |
|
от 112 руб./мес. |
|
2. Яндекс.Почта |
Корпоративная почта, двойная защита данных, удаленное управление устройствами |
|
от 249 руб./мес. |
|
3. Zoho Mail |
Корпоративная почта, создание CRM |
|
€3/мес. |
|
4. Gmail |
Почта, мессенджер, управление задачами и проектами |
|
от $7.20/мес. |
Инструкции по созданию корпоративной почты
Выше мы уже упомянули самые популярные почтовые сервисы. Теперь рассмотрим, как создавать и настраивать корпоративные почтовые ящики в каждом из них.
1.
Почта на Mail.ru теперь «VK WorkMail». Стоимость использования корпоративной почты для одного сотрудника составляет от 112 руб./мес. Вместе с корпоративной почтой вы получите инструменты для редактирования документации, мессенджер, календарь, защиту от вирусов, а также возможности для:
- создания до 5 тысяч дополнительных почтовых ящиков с неограниченным объемом,
- интеграции с облачными хранилищами данных,
- использования приложений на Android и iOS,
- одновременной работы в нескольких аккаунтах,
- подключения SMS-уведомлений о приходящих на почту письмах.
Если вы решили создать почту для своей компании на Mail.ru, вам нужно войти в учетную запись и подключить домен на платформе «». Далее действуйте так:
1. Подтверждаем домен
DNS-проверка — самый простой способ подтверждения права собственности на имя вашего ресурса. Копируем предложенное сервисом значение. Создаем новую TXT-запись в DNS-панели, вставляем скопированное значение. Можете сделать это на примере .
Подтверждаем домен на «Mail.ru для бизнеса»
Далее кликаем «Подтвердить».
2. Добавляем запись MX
В DNS-панели создаем новую запись MX и копируем предложенный сервисом фрагмент. Добавляем его и кликаем «Проверить все записи».
Добавление записи MX
Записи могут обновляться на протяжении нескольких часов. Если все сделано правильно, система сообщит об этом.
Подтверждение настройки МХ -записей
3. Настраиваем запись SPF
В панели управления DNS создаем TXT-запись, которая должна выглядеть следующим образом:
Настройка записи SPF
4. Добавляем DKIM-запись
Копируем значение DKIM-записи, предложенное сервисом. Далее создаем в DNS-панели новую TXT-запись и вставляем скопированное значение.
Добавление DKIM-записи
2. Яндекс.Почта
Яндекс предлагает удобный и функциональный сервис . Он пользуется популярностью не только в России, но и в странах СНГ. Сервис платный, базовый тариф — 249 руб./мес. Посмотреть тарифы и их описание можно .
Регистрируя почту на Яндексе, вы получаете:
- защиту от спама и вирусных программ;
- пространство для хранения данных (100 Гб на каждого пользователя), которое в дальнейшем можно будет увеличить;
- мессенджер с веб-версией для всех популярных операционных систем (macOS, iOs, Windows и Android);
- календарь;
- платформу для управления проектами и задачами компании;
- онлайн-сервис для создания базы знаний компаний.
Работать в сервисе можно с любого устройства.
Создание корпоративного почтового ящика в Яндекс.Почте 360 включает в себя 5 этапов:
1. Подключаем домен
Для этого нужно перейти на , кликнуть на «Оставить заявку», заполнить форму и отправить.
Корпоративная почта в Яндекс 360
2. Подтверждаем имя сайта
Вы можете подтвердить домен одним из трех предложенных способов — с помощью метатега, HTML-файла или DNS-записи. Здесь мы подробно расскажем о третьем способе.
Сначала копируем запись, которую предлагает система.
Подтверждение домена через DNS-запись
В панели управления доменом делаем новую запись TXT и вставляем скопированный фрагмент. После того, как изменения будут приняты, запускаем проверку (это может занять до 72 часов).
3. Добавляем MX-запись
Заходим в «Профиль организации», переходим в «Управление DNS» и копируем MX-запись.
Копируем MX-запись
Теперь заходим в панель управления DNS домена, делаем новую запись MX, вставляем скопированное значение.
Создание новой записи MX
4. Добавляем запись SPF
В панели управления доменом создаем TXT-запись такого вида:
TXT-запись
5. Добавляем DKIM-подпись
Для этого заходим в Почту, открываем вкладку «DKIM-подписи», копируем указанное значение.
Добавляем DKIM-подпись
Далее заходим в панель управления DNS домена, создаем новую TXT-запись и вставляем скопированное ранее значение подписи.
Создание новой TXT-записи
Информация обновится в течение трех суток, после чего ваши письма начнут отправляться с указанной DKIM-подписью.
3. Zoho Mail
Платформа Zoho может использоваться для создания корпоративной почты. Она имеет множество инструментов, которые применяются в маркетинге, HR, аналитике и многих других направлениях. Подходит для случая, когда клиенты или сотрудники офиса находятся за пределами России. Стоимость подписки 3 евро/мес на базовый тариф.
Сервис имеет много различных инструментов:
- собственная CRM;
- онлайн-формы;
- приложения для живого чата;
- системы бронирования;
- платформа управления лояльностью;
- визуализация карты продажи;
- облачный контакт-центр и др.
Подходит платформа для бизнеса любого масштаба. При этом инструменты отлично открываются на компьютере и мобильном устройстве благодаря оптимизации.
Создать корпоративную почту на Zoho Mail можно в 5 этапов:
1. Добавление домена.
Его можно купить на самой площадке или у стороннего регистратора. Во втором случае нужно изменить DNS-записи для привязки.
Добавление домена
2. Подтверждение домена.
Для этого нужно будет внести изменения DNS-записей, добавить TXT или CNAME. Для каждого профиля используется уникальный ключ, который можно найти в разделе профиля «Add a TXT record in the DNS».
Подтверждение домена
3. Настройка записей MX.
Осуществляется через личный кабинет. Для этого нужно открыть раздел «Mail Settings», «Email Routing» и кликнуть по «Configure routing». В новом окне будет отображено поле «Desitination host» где прописывается значение. Есть специальный «Инструмент поиска MX», который проверяет сделанную запись.
4. Настройка записи SPF электронного ящика.
Она требуется для проверки отправленных электронных писем, чтобы их нельзя была подделать. Для этого у поставщика DNS публикуется запись типа TXT со строчкой «v=spf1 включает:zoho.eu -all». В поле «Host» указывается символ «@». На обновление информации потребуется время. Если компания использует сразу несколько сервисов Zoho, используется строчка «v=spf1 include:one.zoho.eu -all». Это исключает вероятность возникновения ошибок при поиске подписки SPF. Окончание «-all» говорит о том, что другие почтовые сервисы не будут использовать этот домен для работы с электронными письмами.
5. Конфигурация DKIM.
Применяется для создания уникальной подписи в заголовке Mail. На платформе открывается раздел с доменами, после «Email Configuration tab» и «DKIM». Добавляется новая запись, значение копируется и устанавливается в записи TXT DNS используемого домена. Предоставляется возможность проверки введенного параметра при настройке почты с помощью специальной функции, которая доступна в личном аккаунте. Некоторые провайдеры доменных имен выполняют автоматическое обновление данных на основе введенной информации. Поэтому достаточно только ввести «<selector>._domainkey» в качестве имени записи. После успешной настройки нужно войти в панель управления Zoho mail и нажать на кнопку «Verify» напротив ранее добавленной записи. Если ошибки не выявлено, кнопка «enable DKIM immediately» станет активной. Она нажимается для немедленного включения записи DRIM.
4. Gmail
Удобный и функциональный почтовый сервис Gmail входит в офисный пакет инструментов Google Workspace (раньше он назывался G Suite). Этот почтовый сервис платный. Каждый новый пользователь обойдется, как минимум, в $7.20. Бесплатный тестовый период — две недели.
Работая с Gmail, вы сможете просматривать сообщения и сохранять черновики в офлайн-режиме, добавлять новых пользователей или удалять уже добавленных, создавать группы, настраивать дополнительную защиту (к примеру, двухэтапную аутентификацию).
Одна из основных особенностей сервиса заключается в том, что вы сможете удаленно управлять мобильными устройствами (принудительно блокировать экран, запрашивать пароль для удаления данных). Эта функция полезна в случае потери устройства с важными данными.
Регистрируя корпоративный почтовый ящик на Gmail, вы получаете:
- возможность использовать удобные мобильные приложения для операционных систем Android и iOS.
- большое количество места для хранения писем и вложенных файлов (от 30 Гб);
- возможность устанавливать специальные программные модули (плагины) для улучшения функционала Gmail;
- интеграцию с виртуальным офисом Google Docs и другими сервисами Google для совместной работы.
1. Добавляем доменное имя
Заходим в Google Workspace и нажимаем «Начать».
Google Workspace
Указываем информацию о компании.
Добавление информации о компании
Прописываем ФИО администратора аккаунта и адрес электронной почты.
Заполняем контактную информацию об администраторе аккаунта
Указываем имя сайта.
2. Подтверждаем права на домен
Вы можете подтвердить права на имя сайта в Google Workspace одним из четырех доступных способов — с помощью TXT-записи, метатега, MX-записи, HTML-файла. Мы расскажем, как подтвердить права на примере добавления MX-записи.
Для начала удаляем все старые MX-записи в DNS-панели управления доменом.
Создаем новую запись MX в панели управления системы доменных имен, копируем значение, которое предлагает Google Workspace, и вставляем его в эту новую запись.
Сохраняем добавленную запись MX в DNS-панели, запускаем процесс подтверждения права собственности на имя ресурса и настройку email в панели подтверждения домена.
Запись MX
3. Добавляем запись SPF
В DNS-панели создаем TXT-запись со следующим значением:
Создание TXT-записи
4. Добавляем подпись DKIM
В консоли администратора Google Workspace переходим в блок аутентификации электронной почты. Выбираем домен и создаем новую запись.
Кликаем «Создание новой записи»
В новом окне выбираем длину ключа и префикс.
Кликаем «Создать»
Копируем сгенерированное значение и переходим в DNS-панель.
Копируем запись ТХТ
В DNS-панели создаем запись TXT и вставляем скопированный фрагмент.
Создание записи TXT
Заходим в настройки Gmail и начинаем аутентификацию.
Кликаем «Начать аутентификацию»
Проверяется запись не более двух суток.
Преимущества корпоративной почты
Почтовый ящик на собственном домене отличается от ящиков, зарегистрированных на бесплатных доменах вроде @mail.ru или @yandex.ru, рядом преимуществ:
- Вы можете создать привлекательный и запоминающийся адрес, в котором будет читаться название вашей компании (если оно прописано в домене).
- Количество почтовых ящиков не ограничено: вы можете создать их для каждого сотрудника компании, каждого отдела и т.д.
- Корпоративная почта повысит узнаваемость бренда. Потенциальные клиенты, партнеры и другие адресаты при получении письма будут видеть название компании в почтовом адресе.
- Вы сможете повысить уровень доверия клиентов. Исходя из предыдущего пункта: письма, отправленные с адреса, в который включено название компании, вызывают больше доверия, чем письма с обычного email, снижается вероятность, что письмо попадает в папку со спамом.
- Использование корпоративной почты позволяет применять расширенные инструменты безопасности.
Корпоративная почта — обязательный атрибут любой серьезной компании. Поэтому, если у вас ее еще нет, рекомендуем исправить это упущение.
Чек-лист по настройке корпоративной почты
- Указать и подтвердить имя сайта.
- Добавить MX-запись.
- Внести SPF-запись.
- Прописать DKIM-подпись.
- Добавить пользователей.
Запись MX представляет собой информацию в DNS (система доменных имен), предназначенную для маршрутизации почты, то есть для указания того, куда именно (на какой сервер) направлять сообщения.
Запись SPF защищает электронную почту от спама и фишинговых сообщений. Работает это следующим образом: в записи отправителя вносятся IP-адреса тех серверов, которые могут отправлять письма от имени email-адресов, привязанных к вашему домену. Сервер, принимающий письма от вас, проверяет их по SPF-записи и при обнаружении неразрешенного сервера блокирует сообщение.
Подпись DKIM повышает доставляемость писем. В каждое из них добавляется такая цифровая подпись, привязанная к домену отправителя. Принимающий сервер считывает ее и для определения репутации отправителя проверят наличие этой подписи в «черных» и « белых списках».
Итак, мы рассказали вам о самых популярных почтовых сервисах и их преимуществах, а также описали процесс создания корпоративной почты в каждом из них. Резюмируем все сказанное. Чтобы создать корпоративную почту, вы должны:
- Определиться с почтовым сервисом. Для этого оцените удобство интерфейса, функциональность, инструментарий, стоимость.
- Добавить домен и подтвердить, что он принадлежит именно вам.
- Добавить MX-запись для маршрутизации почты.
- Добавить SPF-запись для защиты от спама.
- Добавить DKIM-подпись для повышения доставляемости писем.
Корпоративная почта позволит вам создавать уникальные email-адреса с именем вашей компании для отделов, подразделений и специалистов. Так вы сможете сделать свой бренд более узнаваемым и повысите уровень доверия к компании.
